Styremøte 2023 - fredag 18. - søndag 20. august

Om styret

Styremøter

Sted	Sentralen i Oslo og digitalt
Dato	18.-20. august 2023.

Forrige: Styremøte 2023 - Torsdag 16. mars

Fredag 18. august

Styremøte, første del

kl. 18-20, hybridmøte

1. Godkjenning av innkalling og referat fra forrige møte.

Forslag til vedtak: Innkalling og referat godkjennes.

2. Orienteringer

Orientering fra ansatte

• Fremdrift prosjekter og kampanjer:
  • Language Diversity Hub ved Jon Harald Søby
  • Oversettelse av MediaWiki og Wikipedia-appene til nordsamisk ved Jon Harald Søby
  • Wiki Loves Living Heritage og Wiki Loves Monuments ved daglig leder
• Rekrutterings- og opplæringstiltak
• Kommunikasjonsarbeid 2. kvartal 2023 ved daglig leder

Økonomi ved daglig leder og kasserer. Se regnskapsrapport for 2. kvartal 2023 og budsjett for juli 2023 - juni 2024.

Forslag til vedtak: Orienteringene tas til etterretning.

3. Taushetserklæring

Drøfting av utkast. Se også innspill fra ansattrepresentant (tilgjengelig kun for styre og administrasjon i WMNO).

Forslag til vedtak: Styremedlemmer som vil få tilgang til sensitive opplysninger, bes om å signere den endelige versjonen av taushetserklæringen.

4. Kartlegging av vedlikeholdsetterslep på bokmåls-Wikipedia

Administrasjonen legger frem prosjektet til drøfting i styret.

Forslag til vedtak: Styret gir sin tilslutning til videreføring av prosjektet.

5. Rutine for styremøter

Utkast til drøfting:

Frist		Ansvarlig
To uker før styremøtet	Styret minnes på å melde inn saker til sakslisten.	Daglig leder
Åtte dager før styremøtet	Saksliste settes opp.	Styreleder og daglig leder
	Saksvedlegg lastes opp på wikien eller Google Drive.	Den som har ansvar for saken
En uke før styremøtet	Saksliste og vedlegg er tilgjengelig for styret.	Daglig leder
Møtet avholdes
En uke etter møtet	Referat er sendt ut og lagret på wikien.	Daglig leder

Forslag til vedtak: Rutine for styremøter innføres.

6. Eventuelt

Lørdag 19. august

Gruppearbeid: Bevegelsens kjøreregler for samhandling

Kl. 10-12, hybridmøte

Vi har Universal Code of Conduct og regler for hvordan den skal håndheves, så vel som WMNOs egne Retningslinjer for inkluderende møter og varslingsrutine. Disse dokumentene er ikke godt forankret i WMNO og wikimiljøet generelt. Hvilke utfordringer møter vi når vi samhandler, og hvordan kan vi jobbe for god organisasjons- og wikikultur? Har vi verktøyene vi trenger, og hvordan bør styret og administrasjonen eventuelt ta dem i bruk?

Digitalt medlemsmøte

Kl. 13-15, digitalt for medlemmer, hybrid for styre og administrasjon

Se program.

Middag for wikimedianere og venner

Kl. 17-?, Café Celsius i Rådhusgata 19, Oslo.

Søndag 20. august

Styremøte, andre del

Kl. 10-12, hybridmøte

7. Bevegelsens kjøreregler for samhandling

Arbeidsgruppen legger frem temaet til drøfting i styret.

8. Styrearbeid i en frivillig organisasjon

Innlegg ved gjest.

Punkt 8. utsettes til et senere styremøte.

Referat fra styremøtet

Fredag 18. august

Styremøte, første del

Til stede: Marie Nicolaisen, Fredrik Ljone, Åshild Telle, Jon Harald Søby, Elisabeth Carrera (referent).

1. Innkalling og referat fra forrige møte ble godkjent med følgende kommentarer, som også har relevans for sak 5. Rutine for styremøter:

Ønske om flere, kortere styremøter og at møteforberedelser skal skje tidligere.

Hvis konstituerende styremøte holdes snarest mulig etter årsmøtet, kan det deretter holdes styremøte hvert kvartal, i tillegg til møte(r) i forkant av neste årsmøte.

Ønske om å ta i bruk en styreplattform, gjerne med dokumentarkiv. Daglig leder ber om at det ses i sammenheng med evaluering og eventuelt skifte av medlemssystem, som er planlagt innen årsskiftet. Et styremedlem spilte inn at det i størst mulig grad bør benyttes systemer med åpen kildekode.

2. Orienteringer

Language Diversity Hub, ved Jon Harald:

Den internasjonale styringsgruppens søknad om MSIG-midler har ikke blitt innvilget ennå, men tilskuddsgiver har gitt innspill til forbedringer. Prosjektleder er Sadik Shahadu og «fiscal sponsor» er WikiTongues.

Oversettelse av MediaWiki og Wikipedia-appene til nordsamisk, ved Jon Harald:

Prosjektet er forsinket, men nye oversettere har blitt rekruttert, og det har gitt bedre fremdrift.

Kulturarv, ved Elisabeth:

Samarbeidet med Kulturdirektoratet om Wiki Loves Living Heritage, som også Marie bidrar til, er godt i gang. I september arrangerer vi skrivekonkurranse på Wikipedia og fotokonkurransen Levende kulturarv 2023, hvor også Kulturminnedagene er samarbeidspart.

Rekruttering og opplæring, ved Elisabeth:

Anne Sande tiltrådte i 30 % midlertidig stilling som prosjektmedarbeider 15. august. Bjarne Bjørnevik tiltrer i 100 % fast stilling som informasjonsmedarbeider 1. september. Intern opplæring (og BI-kurs for Bjarne) blir ressurskrevende i høst.

Kommunikasjonsarbeid, ved Elisabeth:

Tross begrenset arbeidskapasitet, viser rapporten for 2. kvartal gode resultater.

Økonomi, ved Elisabeth og Fredrik:

• Regnskapskontoen «Andre tilskudd» har negative tall i regnskapsrapporten for 2. kvartal. Det skyldes endringer ved periodiseringen, hvor inntekter har blitt overført til 3. kvartal.

• Det ble redegjort for omdisponeringer innenfor budsjettet for juli 2023 til juni 2024. Personalkostnadene påvirkes av at administrasjonen vokser fra 2,8 til 3 faste stillinger f.o.m. 1. september 2023 og av to deltids prosjektansettelser. Samtidig har vi spart inn personalkostnader ved at en stilling sto ubesatt i juli-august, og september 2023-februar 2024 vil vi motta lønnstilskudd fra NAV for å fase inn ny medarbeider. Vi har spart inn ytterligere 50 000 kr ved å si opp A-tekstabonnementet vårt. Omdisponeringer medfører at det budsjetterte overskuddet vårt øker fra 23 000 til 48 465 kr.

Interessepolitisk arbeid, ved Elisabeth:

Deler av utkastet til nytt Movement Charter for Wikimedia-bevegelsen er på høring. Elisabeth har deltatt i innspillsmøter og samarbeider med daglig ledere fra hele verden om et felles høringsinnspill, men WMNO bør også levere et eget.

Vedtak: Orienteringene tas til etterretning. Elisabeth skriver utkast til WMNOs høringsinnspill til Movement Charter, som deretter styrebehandles per e-post.

3. Taushetserklæring

Behovet for en taushetserklæring ble drøftet.

Vedtak: Daglig leder bes utvide utkastet med en kort innledning om hvorfor WMNO trenger en taushetserklæring. Utkastet sluttbehandles deretter per e-post. Daglig leder sørger for at styremedlemmer som har tilgang til sensitive opplysninger, bes om å signere den endelige versjonen. P.t. er dette styreleder, nestleder og kasserer. Dersom ansatte ønsker å konsultere styremedlem Cathrine Sanden om personal- og ansettelsesforhold, vil også hun bli bedt om å signere taushetserklæring.

4. Kartlegging av vedlikeholdsetterslep på bokmåls-Wikipedia

I juli startet vi opp et prosjekt for å kartlegge og legge en plan for å lukke enkelte sider ved vedlikeholdsetterslepet på bokmåls-Wikipedia. En innleid prosjektmedarbeider og Jon Harald har utviklet et verktøy for kartlegging, men vi får også råd og bistand fra forskningsavdelingen i Wikimedia Foundation og en ekstern tredjepart. Utover høsten vil det bli lagt til rette for at wikimiljøet kan bidra.

Vedtak: Styret ga sin tilslutning til videreføring av prosjektet slik det ble lagt frem.

5. Rutine for styremøter

Forslag til ny rutine ble drøftet.

Vedtak: Forslaget innføres. Rutinen legges inn i Styrets oppgavefordeling i Wikimedia Norge og tas opp til evaluering før neste årsmøte.

6. Eventuelt

• Daglig leder informerte om at styremedlem Cathrine Sanden har sagt seg villig til å gi øvrige ansatte råd om ansettelses- og arbeidsforhold, dersom de etterspør det. Praktiske detaljer må avklares, men det forventes ikke at dette vil komme i konflikt med styrearbeid.
• Daglig leder informerte om at hun har følgende roller, som ikke påvirker arbeidet for Wikimedia Norge:
  • Ulønnet styremedlem i foreningen Torbjørnskjærs venner.
  • Ulønnet redaktør for podkasten Fyrglimt.
  • Hun har takket nei til honorert styreverv i stiftelsen LD Filmskole. Stiftelsen driver prosjektet DIGGA, som er et fritidstilbud hvor barn og unge lærer audiovisuell innholdsproduksjon.

Lørdag 19. august

Gruppearbeid: Bevegelsens kjøreregler for samhandling

Til stede: Marie Nicolaisen, Fredrik Ljone, Åshild Telle, Jon Harald Søby, Elisabeth Carrera (referent).

Universal Code of Conduct (UCoC) og retningslinjene for hvordan den skal implementeres, gjelder for alle Wikimedia-prosjekter. Arbeidsgruppen diskuterte samhandlingen i de norske wikimiljøene og hvordan WMNO kan fremme god samarbeidskultur som ivaretar nye og eksisterende bidragsytere, så vel som ansatte og tillitsvalgte i WMNO.

Digitalt medlemsmøte

Det var syv deltagere på møtet, som ble tatt opp og gjort tilgjengelig på nett i 14 dager. Opptaket ble avspilt 46 ganger av 37 unike seere. Temaene var:

• Status for arbeidet i Wikimedia Norge, ved Elisabeth.

• Opphavsrett og kildebruk, ved Fredrik

• Høydepunkter fra Wikimania

Wikitreff

Fem wikimedianere var samlet til middag på Café Celsius i Oslo.

Søndag 20. august

Styremøte, andre del

Til stede: Marie Nicolaisen, Fredrik Ljone, Åshild Telle, Marius Vassnes, Jon Harald Søby, Elisabeth Carrera (referent).

7. Bevegelsens kjøreregler for samhandling

Styret diskuterte temaet, inkludert hvorvidt wikimiljøet selv kunne opprettet en varslingsordning for overtramp. Varslingsrutine for Wikimedia Norge er lite kjent, men gjelder uansett kun for WMNOs arbeid og arrangementer.

Arbeidsgruppen foreslo følgende kortsiktige tiltak for å styrke kjennskapen til UCoC og fremme positiv samarbeidskultur:

• Wiki-miljøet bes om hjelp til å oversette UCoC til norsk, og retningslinjen innarbeides på hensiktsmessig måte i hjelpestoff i prosjektene. Ansvarlig: Jon Harald.

• Temaet settes på programmet under planlagt administrator- og faddersamling. Ansvarlig: Administrasjonen.

• Enkle infotiltak med eksempler fra utenlandske wikier. Ansvarlig: Elisabeth/administrasjonen.

• Vi jobber for å rekruttere og synliggjøre flere ressurspersoner som kan bidra til god kultur.

Vedtak: Styret støtter tiltakene, og vi bør jobbe videre med temaet over tid.