Varslingsrutine for Wikimedia Norge

Dette er Wikimedia Norge sin rutine for intern og ekstern varsling. Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold kan være lovbrudd, brudd på interne regler eller retningslinjer, på etiske normer eller annen kritikkverdig atferd. Alle frivillige, medlemmer, ansatte og andre som deltar i styre- eller komitéarbeid har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i organisasjonen. Det er ønskelig at alle i Wikimedia Norge skal benytte seg av det juridiske regelverket og varsle slik at man får satt et kritisk søkelys der det skulle være nødvendig.

Etter arbeidsmiljølovens § 3-6 skal arbeidsgiver utarbeide prosedyrer for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rett for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Formålet med denne instruksen er å gi frivillige, medlemmer, ansatte og andre som deltar i styre- eller komitéarbeid, større forutsigbarhet med hensyn til når og hvordan det kan varsles, samt gi styrende organer økt sikkerhet for at kritikkverdige forhold blir undersøkt og behandlet. Alle forhold som blir varslet vil bli behandlet konfidensielt. Den som varsler har rett til å være anonym. Identiteten til varsleren vil bli holdt konfidensielt. Det vil imidlertid gjøre undersøkelse og utredning av forholdene enklere hvis vedkommende oppgir navn og kontaktinformasjon.

Ekstern varsling

Wikimedia Norge er en frivillig organisasjon med nulltoleranse for korrupsjon, misbruk, mobbing og trakassering. Wikimedia Norge oppfordrer alle til å rapportere mistanker om uetisk eller ulovlig atferd. Det tillates ikke sanksjoner eller represalier mot dem som rapporterer slike mistanker.
Slik varsler du Wikimedia Norge:
Telefon: 48 92 48 92. Dette er nummeret til Elisabeth Carrera, daglig leder Wikimedia Norge
E-post: elisabeth@wikimedia.no
Post: Wikimedia Norge, c/o Sentralen, Postboks 183 Sentrum, 0102 Oslo. Att.: «KONFIDENSIELT»

Intern varsling

1. Innledning

Med virkning fra 1. januar 2007 er det vedtatt lovregler om arbeidstakeres rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Reglene er nedfelt i Arbeidsmiljølovens §§ 2-4, 2-5, 3-6, 13- 8, 13-9 første og andre ledd og 18-første ledd. Av Arbeidsmiljøloven § 2-5 fremgår det at gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med § 2-4 er forbudt. Arbeidsmiljøloven § 2- 4 lyder:

(1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.

(2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter.

(3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen.

Etter Arbeidsmiljøloven § 3-6 skal arbeidsgiver utarbeide prosedyrer for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Formålet med denne instruks er å gi de ansatte større forutsigbarhet med hensyn til når og hvordan det kan varsles.

2. Kritikkverdige forhold

Wikimedia Norge ønsker åpenhet og vil på best mulig måte legge til rette for at frivillige, medlemmer, ansatte og andre som deltar i styre- eller komitéarbeid gis reelle muligheter til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten, slik at disse opphører. Varsling av kritikkverdige forhold er både lovlig og ønsket. Enkelte slike forhold er direkte regulert i Arbeidsmiljøloven § 2-3 annet ledd bokstav d). Etter denne bestemmelsen har ansatte plikt til å varsle ledelsen eller verneombudet om trakassering eller diskriminering som finner sted i virksomheten.
Kritikkverdige forhold kan også være andre forhold som er i strid med lov, forhold som strider mot etiske normer eller som strider mot vedtekter, stillingsbeskrivelser, vedtatte instrukser eller retningslinjer. Kritikkverdige forhold kan være ulike former for økonomiske misligheter, ukultur, korrupsjon, annen økonomisk kriminalitet eller dårlig arbeidsmiljø. Varsling av kritikkverdige forhold eller misligheter behandles konfidensielt av både arbeidsgiver og arbeidstaker, med mindre dette er til hinder for en forsvarlig saksbehandling eller er i strid med lovbestemt opplysningsplikt.
En arbeidstaker som varsler om kritikkverdige forhold ikke vil bli straffet for dette. Dersom arbeidstakeren opplever en eller annen form for gjengjeldelse, meldes dette til daglig leder eller en annen av kontaktpersonene oppgitt til slutt i dette dokumentet.

3. Prosedyre for intern varsling

Varslingen skal etter Arbeidsmiljøloven bygge på et forsvarlig grunnlag. Det stilles således krav til at den ansatte som varsler, har rimelig grunn til å tro at det foreligger kritikkverdige forhold. Det er ikke nødvendig at varsleren er sikker. Det er nok at varsleren etter en samvittighetsfull vurdering tenker at forholdet bør undersøkes. Formålet med forsvarlighetskravet er ikke å begrense retten til å si i fra, men å stille visse krav til måten og grunnlaget varslingen skjer på. Kravet til en forsvarlig fremgangsmåte følger av den alminnelige lojalitetsplikt ansatte har i arbeidsforholdet. Wikimedia Norge har vedtatt følgende saksbehandlingsprosedyre for varsling:

3.1 Hvem skal varsles?
Trinn 1
En ansatt som har rimelig grunn til å tro at det er blitt begått kritikkverdige forhold, eller at en slik handling kan komme til å skje, oppmuntres til å varsle om dette straks. Kritikkverdige forhold kan rapporteres til daglig leder. Ved grovt kritikkverdige forhold, mistanke om kritikkverdige forhold som rettes mot ledelsen eller dersom det ikke er mulig å varsle daglig leder, kan følgende kontaktes:

Styrets leder
Styrets sekretær
Medlemmer i kontrollkomiteen

Dersom styrets leder eller ett eller flere styremedlemmer er involvert i misligheter eller kritikkverdige forhold, rapporteres det direkte til kontrollkomiteens medlemmer.

Trinn 2
Dersom arbeidstakeren innen 14 dager ikke får tilbakemelding fra den det varsles til i første instans, oppfordres arbeidstakeren til å informere kontrollkomiteens medlemmer.

3.2. Varslingens innhold
Det vil være vanskelig å behandle en varsling som ikke inneholder konkrete opplysninger om brudd på fastsatte regler og retningslinjer. Varslingen bør omhandle relevant informasjon, inkludert hvilke personer som er involvert, eventuelle vitner og annen informasjon som muliggjør en forsvarlig saksbehandling av kritikkverdige forhold og mislighold.

3.3. Saksbehandling
Dersom varsling av kritikkverdige forhold eller misligheter anses grunngitt, vil det bli foretatt undersøkelser. I økonomiske saker eller korrupsjon, som er varslet direkte til kontrollkomiteen eller styret, vil kontrollkomiteen eller styret bestemme videre saksbehandling. Styret vil anmelde forholdet til politiet etter vanlig flertallsbeslutning. Dersom det ikke er flertall i styret for anmeldelse, kan et mindretall i styret anmelde forholdet, men bør da på forhånd konsultere kontrollkomiteen.

Varsleren har som hovedregel rett til informasjon om saksgangen, med mindre tungtveiende grunner gjør seg gjeldende mot dette, av hensyn til fornærmede eller sakens oppklaring.

Verken ledelsen eller arbeidstaker skal foreta individuelle undersøkelser uten at dette er initiert av den saksbehandlende instans.

3.4. Bevis
Dokumentasjon av saksbehandlingen og eventuelle bevis skal oppbevares av daglig leder etter gjeldende regler for behandling av slike dokumenter. Daglig leder loggfører alle rapporter som mottas med avsender når henvendelsen er kommet og ajourfører videre saksbehandling.

3.5. Beskyttelse
Ansatte som i god tro rapporterer om kritikkverdige forhold eller misligheter, skal bli beskyttet mot enhver form for gjengjeldelse. Beskyttelse i denne sammenheng betyr at Wikimedia Norge ikke vil fjerne, suspendere, true, trakassere eller diskriminere en ansatt som varsler om slike forhold. Ethvert brudd på dette skal rapporteres til daglig leder eller en annen av kontaktpersonene oppgitt til slutt i dette dokumentet. Ansatte som er mistenkt for kritikkverdige forhold eller mislighold må ansees som uskyldig inntil det motsatte er bevist og de er blitt gitt muligheten til å kunne forsvare seg selv for feilaktige beskyldninger.

3.6. Konfidensialitet
Varsling av kritikkverdige forhold eller misligheter behandles konfidensielt av både arbeidsgiver og arbeidstaker, med mindre dette er til hinder for en forsvarlig saksbehandling eller er i strid med lovbestemt opplysningsplikt.

3.7. Falsk rapportering
Wikimedia Norge vil ikke tolerere falsk rapportering. En ansatt som med vitende og vilje innleverer en falsk rapportering, kan bli underlagt disiplinære sanksjoner, eventuelt bli anmeldt.

4. Kontaktinformasjon

Kontaktinformasjon til personer som kan varsles:

Daglig leder: Elisabeth Carrera, elisabeth@wikimedia.no, tlf. 48924892
Styrets leder: Marie Nicolaisen, marie@wikimedia.no
E-postliste til hele styret i Wikimedia Norge: styre@wikimedia.no
Kontrollkomiteen

Se også: