Styremøte 2023 - Torsdag 16. mars
|
| Sted | Digitalt |
|---|---|
| Dato | 16. mars 2023 kl. 20.15-22.00. |
Forrige: Styremøte søndag 5. februar 2023
Agenda
1. Godkjenning av innkalling og referat frå førre møte.
Forslag til vedtak: Innkalling og referat godkjennes.
2. Orienteringar
- -Orientering frå tilsette v/dagleg leiar.
- -Økonomi v/dagleg leiar. Regnskapsrapport for 1. kvartal kjem etter månadsskiftet.
Forslag til vedtak: Orienteringane tas til vitande.
3. Taushetserklæring
- Drøfting av utkast.
Forslag til vedtak: Styremedlemmar som vil få tilgang til sensitive opplysningar, bes om å signere den endelege versjonen av taushetserklæringa.
4. Søknad om treårig støtte frå Wikimedia Foundation
- Gjennomgang og status v/dagleg leiar og styreleiar. Drøfting av innhald etter behov. Utkast kjem per e-post.
Forslag til vedtak: Dagleg leiar bes om å ferdigstille og sende inn søknaden.
5. Føresetnader for god drift framover
- Orientering frå dagleg leiar.
Forslag til vedtak: Saka blir tatt til vitande,
6. Tilsetting av ny dagleg leiar
- Saksutgreiing kjem per e-post.
Forslag til vedtak:
7. Styresamling
- Dato og innhald.
Forslag til vedtak: Dato for styresamling blir sett, innhald blir tatt til vitande.
8. Eventuelt
Referat
Til stede: Samtlige styremedlemmer og førstevara, personalrepresentant, daglig leder (referent). Styremedlem Cathrine Myhre Sanden refererte sak 5 og 6.
1. Godkjenning av innkalling og referat frå førre møte.
- Det er ønske om at innkalling og saksvedlegg skal sendes ut tidligere, slik at styremedlemmene får bedre tid til møteforberedelser.
Vedtak: Innkalling og referat ble godkjent.
2. Orienteringar
- Daglig leder orienterte muntlig om administrasjonens arbeid:
- Oppsummering av årsmøtet
- Innspill fra styret: Hvordan kan vi øke deltagelsen på faglige arrangementer?
- Halvårsrapport til Wikimedia Foundation ble levert i februar, og søknad for neste tilskuddsperiode er under utarbeidelse (sak 4).
- Kvinner i Rødt og årets studentprosjekt ved OsloMet.
- Kommunikasjonsarbeid og infostruktur på wikimedia.no og wikien vår.
- Muligheter for prosjektutvikling og samarbeid.
- Sluttdato for prosjektet «50 artikler om samisk immateriell kulturarv på Wikipedia» forskyves.
- Oppsummering av årsmøtet
- Skriftlig orientering legges ut etter månedsskiftet.
- Daglig leder orienterte om økonomien vår og avtalte møte med kasserer når regnskapsrapport for 1. kvartal er klar. Foreløpige tall viser solid overskudd så langt i år. Regnskapsrapporter legges på wikien vår.
Vedtak: Orienteringene er tatt til etterretning.
3. Taushetserklæring
Vedtak: Saken utsettes til neste styremøte.
4. Søknad om treårig støtte frå Wikimedia Foundation
- Daglig leder og styreleder informerte om søknadsprosessen så langt.
- Innspill fra styret:
- Ønske om fyldigere søknadstekst på noen punkter, innenfor søknadsportalens begrensninger for antall tegn.
- Kan bruk av sitater i noen tilfeller erstatte lenking til dokumenter?
Vedtak: Cathrine Myhre Sanden, nestleder og daglig leder utformer risikoanalyse som skal vedlegges søknaden. Endelig søknadstekst sendes til styret for gjennomlesing før levering til Wikimedia Foundations Northern and Western Europe Regional Committee 24. mars. Fra 1. april vil styreleder og Jon Harald Søby følge opp søknadsprosessen fra vår side.
Sakene «5. Føresetnader for god drift framover» og «6. Tilsetting av ny dagleg leiar»
- I forbindelse med sak «5. Føresetnader for god drift framover» og sak «6. Tilsetting av ny dagleg leiar» forlot ansattes representant møtet. Daglig leder fikk ordet for å gi styret tilbakemeldinger på drift, økonomi og daglig ledelse. Daglig leder forlot deretter møtet, og resten av styret diskuterte sak nummer 6 om ansettelse. Styreleder sendte i forkant ut forslag til prosess og arbeidsoppgaver. Det ble diskutert fordeler og ulemper ved hhv. ekstern utlysning og det å informere arbeidstakerne internt, idet organisasjonen ikke er pliktig å lyse ut ledige stillinger eksternt som i det offentlige.
Vedtak sak 5: Arbeidsavtaler for de to prosjektlederstillingene i administrasjonen kan ikke endres i perioden frem til ny, fast daglig leder tiltrer. Ved behov for avklaringer må ansatte ta kontakt med styreleder.
Vedtak sak 6: Det ble votert med 5 stemmer for intern informasjon og 1 stemme for ekstern utlysning. Det var enighet om at det skal utarbeides kompetansekartlegging og jobbanalyse for stillingen.
7. Styresamling
Vedtak: Saken utsettes til neste styremøte.
8. Eventuelt
- Det ble ikke lagt frem noen eventuelt-saker.