Årsplan 2018–2019/Styrets årshjul
Årshjul 2018-2019
| Måned | Møter | Andre aktiviteter |
|---|---|---|
| Juli | ||
| August | ||
| September | Styremøte 3. september | Gjennomgå alle styringsdokumenter |
| Oktober | Styremøte 9. oktober: sak til behandling er besøk fra WMF | Nordeuropeisk møte i Stockholm 5.-7. oktober
Site visit fra WMF 19. oktober |
| November | Styremøte 29. november | Styreledersamling, november 2018 Praha (?) |
| Desember | ||
| Januar | Styremøte 22. januar med middag | Forberede årsmøte |
| Februar | Årsregnskap | |
| Mars | Årsmøte 9. mars i Tromsø | |
| April | ||
| Mai | Styremøte 23. mai | |
| Juni |
Rutine for oppgavefordeling i styret til Wikimedia Norge
Ansvarlig for at denne rutinen følges og holdes oppdatert er styreleder, Hogne.
1. Styremøter
- Ansvar for å påse at styremøter planlegges, innkalles til og å fordele oppgaver om det er frafall
- Møteleder på styremøtene
Ansvarlig: styrets leder, Hogne
- Sende møteinnkalling minst 1 mnd før møte
- Ferdigstille saksliste senest 1 uke før styremøte
Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun
- Gjøre sakspapirer hun er ansvarlig for tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte
- Sette opp forslag til dagsorden for styremøte og dele med styrets sekretær
- Reservere møterom og ordne med andre praktiske ting før styremøtet.
Ansvarlig: daglig leder, Astrid
- Skrive møtereferat på wiki
Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun
- Gjøre sakspapirer tilgjengelig minst 5 arbeidsdager før styremøte, og presentere saken på styremøtet
Ansvarlig: Den som melder inn eller har ansvar for saken
Faste punker på hver styremøteagenda
- gjennomgang regnskapsrapport for siste kvartal
- rapportering mot handlingsplan og strategi fra de ansatte
- bekrefte dato for neste møte, sted, tidspunkt og om møtet er fysisk eller per skype
- eventuelt
2. Årsmøte
- Lage årsmøteinnkalling på wiki
- Behandle innsendte saker: bekrefte mottatt, lage forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer i samråd med de ansatte
- Publisere forslag til vedtak på innsendte saker fra medlemmer
Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun
- Få styrets medlemmer til å signere årsregnskap med bankid
- Publisere årsregnskap senest én uke før årsmøte
- Publisere revisors beretning senest én uke før årsmøte
Ansvarlig: styremedlem, Tore
- Publisere innstilling til valgkomite
- Sørge for kandidater til møteleder og referent
- Oppdatere epostlisten styre@wikimedia.no etter nytt styre er valgt
- Oppdatere tilganger til bank i tråd med årsmøtes valg av styreleder, nestleder og fordeling av rollen som kasserer
Ansvarlig: styreleder, Hogne
- Utkast årsberetning
Ansvarlig: styrets sekretær, Sigrun, for styrets arbeid, daglig leder, Astrid, for ansattes arbeid
- Utkast handlingsplan for året
- Utkast budsjettforslag
Ansvarlig: daglig leder, Astrid
- Oppdatere Brønnøysundregisteret etter årsmøte
- Oppdatere Wikimedia Norge sin wiki og Metawiki-siden etter årsmøte med info om styrets medlemmer
Ansvarlig: daglig leder, Astrid
3. Styringsdokumenter som skal holdes oppdaterte
Disse styringsdokumentene skal gjennomgås én gang i året:
Ansvarlig: styremedlem, Sigrun
- Strategi 2018–2022
- Kommunikasjonsplan, som inkluderer retningslinjer for kommunikasjonsarbeid
- Daglig leders stillingsinstruks
Ansvarlig: styrets nestleder, Andrea
- Retningslinjer for inkluderende møter
- Varslingsrutine
- Personvernerklæring for Wikimedia Norge og personvernerklæring for nettstedet wikimedia.no
- HMS-håndbok
- Økonomirutine for organisasjonen
Ansvarlig: daglig leder, Astrid
- Denne rutinen for oppgavefordeling i styret
- Kontrollkomiteens retningslinjer, i samarbeid med kontrollkomiteen
- Retningslinjer for valgkomiteen, i samarbeid med valgkomiteen
Ansvarlig: styrets leder, Hogne
4. Økonomi
- Godkjenne bankoverføringer månedlig
- Godkjenne forslag til lønnsoppgjør fra daglig leder som hvert år er basert på budsjett lagt frem for årsmøte i mars
Ansvarlig: styrets nestleder, Andrea
- Gjennomgå transaksjoner i Visma eaccounting
Ansvarlig: kasserer, Trond