Styremøte 2019 - 22. januar
|
| Sted | Greenhouse, Schweigaards gate 34 c, 6. etasje, møterom Hesten |
|---|---|
| Dato | 22. januar 2019 klokken 15:00-18:00. Middag på Olympen, bord reservert til kl 18.00 |
Deltakere
- Hogne Neteland
- Sigrund Espe
- Tore Sætre
- Trond Trosterud
- Astrid Carlsen
- Jorid Martinsen
- Andrea Hegdahl Tiltnes
Fraværende
- Guro Faller
- Harald Groven
Agenda
- 1. Godkjenning av innkalling og referat.
- 2. Strategi
- Oppdatering fra internasjonalt strategiarbeid, ved daglig leder.
- Gjennomgang av handlingsplan 2019 opp mot strategi, ved daglig leder.
- 3. Økonomi
- Kvartalsrapport for 4. kvartal er ikke klar til 22. januar 2019, men sendes ut per epost til styret og kontrollkomiteen innen 15. februar 2019.
- Presentasjon av ny økonomirutine, ved daglig leder.
Forslag til vedtak: Ny økonomirutine vedtas.
- 4. Gjennomgang av anbefalinger fra Wikimedia Foundation etter besøket deres i november, ved styreleder.
Anbefalingsrapport ble sendt ut per epost 8. januar 2019 til styret og valg- og kontrollkomiteenes medlemmer.
- 5. Orientering om mulig samarbeid mellom Wikimedia Norge og pro bono-stiftelsen Prospera, ved daglig leder.
Søknad om prosjekt knyttet til organisasjonsutvikling for Wikimedia Norge ble sendt av daglig leder i desember 2018 og er antatt av Prospera.
- 6. Wikimedia Norge sitt bidrag til Free Knowledge Advocacy Group EU (FKAGEU)
Daglig leder orienterer om FKAGEU sitt arbeid i 2018 og for 2019.
Forslag til vedtak: Wikimedia Norge støtter arbeidet til FKAGEU med samme sum som i 2018.
7. Gjennomgang av forberedelser til årsmøte 9. mars
Styrets årshjul, avsnittet årsmøte, fordele oppgaver knyttet til årsmøte, ved styreleder.
8. Informasjon fra de ansatte
Rapport for desember 2018-januar 2019 kan leses her.
9. Hvordan behandler vi personopplysninger i Wikimedia?
Hvilke personopplysninger behandler vi i Wikimedia og gjøres dette på en god nok måte?
Forslag til vedtak: Daglig leder kartlegger hvilke personopplysninger vi behandler, hva som er formålet med dem og om vi sikrer en god nok behandling av personopplysninger i dag.
- 10. Neste styremøte
Forslag til vedtak: Styremøte med nytt styre rett etter årsmøtet 9. mars
- 11. Eventuelt
Referat
- 1. Godkjenning av innkalling og referat.
- Referatet ble godkjent.
- 2. Strategi
- Daglig leder orienterte om det internasjonale strategiarbeid.
- Daglig leder gikk gjennom handlingsplan 2019 opp mot strategi.
- 3. Økonomi
- Kvartalsrapport for 4. kvartal er ikke klar, men sendes ut per epost til styret og kontrollkomiteen innen 15. februar 2019. Det vil ikke komme noen overraskelser.
- Daglig lede presenterte ny økonomirutine.
Vedtak: Ny økonomirutine ble enstemmig vedtatt.
- 4. Gjennomgang av anbefalinger fra Wikimedia Foundation etter besøket deres i november, ved styreleder.
Styreleder gikk gjennom anbefalingsrapport fra Wikimedia Foundation.
Vedtak: WMF anbefaler oss å gjøre en årlig risikoanalyse. Styreleder dobbeltsjekker hva WMF mener med en risikoanalyse og hører om de har noen forslag til verktøy eller systemer som vi kan bruke. Det nye styret tar opp dette på første styremøte etter årsmøtet.
- 5. Orientering om mulig samarbeid mellom Wikimedia Norge og pro bono-stiftelsen Prospera, ved daglig leder.
Daglig leder har søkt Prospera om hjelp til et prosjekt på organisasjonsutvikling. Søknaden er godkjent. Prosjektet avhenger av at Prospera finner finansiering.
Styret tar det til etterretning.
- 6. Wikimedia Norge sitt bidrag til Free Knowledge Advocacy Group EU (FKAGEU)
Daglig leder orienterte om FKAGEU sitt arbeid i 2018 og for 2019.
Vedtak: Wikimedia Norge støtter arbeidet til FKAGEU med samme sum i norske kroner som i 2018.
7. Gjennomgang av forberedelser til årsmøte 9. mars
Styreleder gikk gjennom forberedelsene til årsmøte 9. mars og fordelte konkrete arbeidsoppgaver.
Styret må ha et styremøte i forkant av årsmøtet. Dette blir et arbeidsmøtet for årsmøtet på Skype. Tirsdag 26. februar. kl 20.00.
8. Informasjon fra de ansatte
Ansattes representant og daglig leder orienterte om arbeidet. Rapporten kan leses her.
9. Hvordan behandler vi personopplysninger i Wikimedia?
Astrid orienterte om arbeidet som er gjort med personvernerklæringer som er behandlet på tidligere styremøter. Vi har i dag en personvernerklæring for Wikimedia Norge og en for nettstedet wikimedia.no.
Vedtak: Daglig leder kartlegger hvilke personopplysninger vi behandler, hva som er formålet med dem og om vi sikrer en god nok behandling av personopplysninger i dag.
- 10. Neste styremøte
Neste styremøte: Arbeidsmøte før årsmøte 26. februar 2019 på skype. Andrea lager forslag til møteplan for nytt styre som nytt styre får overlevert etter årsmøtet.
- 11. Eventuelt
- Styret setter stor pris på at de ansatte stiller opp i media og vil trekke frem et flott intervju daglig leder ga til Ekko.
- Bokmål og nynorsk språkkode, styret jobber fortsatt med denne saken
- Daglig leder holder kontakt med organisasjonen i Ghana som har overtatt dronen