Styremøte 2014 - 19. mai

Sted	Skype
Dato	19. mai 2014 kl 17:00

Forrige: 14. januar 2014 (Skype)

Forrige: 4. februar 2014 (Skype)

Forrige: 13. mars 2014 (Oslo)

Forrige: 10. april 2014 (Skype)

Neste: 27. mai 2014 (Skype)

Dagsorden

Møtet ble tidfestet over e-post.

1. Godkjenning av innkalling og dagsorden

2. Konstituering og ansvarsoppgaver

3. Protokollen fra årsmøtet herunder signering

b) Innsending av oppgave til brreg

4. Økonomisk oversikt
a) Revisjon av 2013-regnskapet
b) Innkjøp av I-zettle
c) Andre søknader om støtte

5. Prosjekter

6. Søknaden til Nasjonalbiblioteket

7. Eventuelt

Tilstede

Medlemmer	Via Skype	Forhindret
Jarle Vines	x
Erlend Bjørtvedt	x
Hogne Neteland		x
Astrid Carlsen	til 1810
Trond Trosterud		x
Knut Hjelleset	x
Ole Anders Flatmo		til 1810
Harald Groven		x
Kontrollkomiteen (v/Finn Bjørklid)	til 1800

Referat

Møtet ble tidfestet over e-post.

1. Godkjenning av innkalling og dagsorden: Innkalling og dagsorden ble godkjent.

2. Konstituering og ansvarsoppgaver: Ole velges som sekretær og styrereferent. Erlend fungerer som kasserer og regnskapsfører inntil det finnes en varig løsning. Erlend foretar oppfølging/rapporter tilknyttet FDC-rutinene overfor WMF. Jarle og Erlend følger opp mediahåndtering. Jarle følger opp personalhåndtering. Knut er kontaktperson for aktiviteter i Oslo. Styret søker å knytte til seg ressurspersoner utover styret, følges opp av Jarle, Astrid og Knut etter diskusjon.

3. Protokollen fra årsmøtet herunder signering
a) Finn sørger for innsending av protokoll signert av valgte protokollunderskrivere - Finn Bjørklid og Anne-Sophie Ofrim.
b) innsending av oppgave til brønnøysundregisteret: Jarle oppdaterer endringene overfor brreg når protokoll er klar for innsending.

4. Økonomisk oversikt: Erlend orienterte om regnskap per mars. Den økonomiske situasjonen er god. Det er søkt tilskudd fra WMF (FDC), Nasjonalbiblioteket (KuD), og Sparebankstiftelsen.; Jarle har fått en ny forsending av t-skjorter og vil ta de fleste av disse med til Oslo for salg via kontoret og arrangementer..
a) Revisjon av 2013-regnskapet: Vedtak: Jarle tar kontakt med ekstern regnskapsfører og revisor, og sjekker priser og tilgjengelighet for å revidere regnskapet for 2013, jf Årsmøtets vedtak.
b) Innkjøp av I-zettle: Jarle orienterte om betalingsterminaler til kr 795 kr + moms. Gebyr 2,5% av betalingsbeløp. Tar de fleste betalingskort (visa, elektron, maestro, jcb, vpay master). Foreslår å ha en på kontoret og en omreisende terminal.; Vedtak; Wikimedia Norge anskaffer to slike terminaler.
c) Andre søknader om støtte: Vedtak: Jarle tar ansvar for å hente inn innspill fra styremedlemmene for å finne aktuelle institusjoner som bedriftsmedlem eller -donor, og får utarbeidet diplom sammen med Finn B. Fra sekretariatet trekker Jarle med Tor Arne i dette arbeidet.; Orientering: Erlend orienterte om at Tor Arne har ledet arbeidet med prosjektsøknad til Sparebankstiftelsen.; Orientering: Erlend og Jarle orienterte om søknaden til WMF (FDC) om støtte 2014-2015. Vi har fått mellomgode "karakterer" i FDC-matrisen. Neste skritt er at FDC innstiller ca 1.juni, og deretter er det styrevedtak i Wikimedia Foundation og tildeling 1.juli.; Sametinget har søknadsfrist 1.september. Vedtak: Erlend og Trond tar ansvar for å skrive søknaden innen fristen.

5. Prosjekter: Knut orienterte om initiativ for å gjøre flere samarbeid med Nobels Fredssenter. Tanken er å arbeide med tematikken når årets fredsprisvinner er klar i oktober-november. Knut vil følge opp dette.; Astrid foreslo (før møtet) å følge opp mer ABM-samarbeid som styremedlem.; Trond ønsket (før møtet) å stille med foredrag overfor lærergruppen og universitetene.; Wiki Loves Monuments 2014. Det er satt opp global prosjektside som må følges og markedsføring må starte straks. Det tekniske oppsettet for den norske konkurransen er i praksis helt klart. Forslag: Tor Arne spørres om å følge opp dette fra sekretariatets side.; Fotosafarier: Ole tar ansvar for å arrangere og markedsføre flere fotosafarier i Osloområdet.; Månedlig stambord: Knut tar et ansvar for å tillyse stambord (på Lyst) for Wikipediamiljøet.

6. Søknaden til Nasjonalbiblioteket: Erlend redegjorde for søknadsprosessen og hvordan WMNO møter kriteriene. Styret diskuterte den avsluttende oppfølgingen. Publiseringen av våre søknader vil skje straks det er avklart med styret.

7. Eventuelt: Jarle skriver et brev til de ansatte og anmoder dem om å velge en ansatt-representant til styret, ref vedtektenes paragraf 5.

8. Neste møte: Tirdag 27. mai klokka 1700-1900 på Skype. Vi går raskt gjennom endelig konstituering og saker som på dette møtet, pluss legger en plan for møtedatoer ut året.

Møtet ble avsluttet kl 19:30.

Wikimedia Norge

c/o Sentralen

Postboks 183 Sentrum

0102 Oslo