Komitemøte 2009-12-17
| Sted | Oslo Sentralstasjon | ||
|---|---|---|---|
| Dato | 17. desember 2009, kl 18:00 | ||
| Løpenummer | 9 (forrige-neste)|- | Dette året | 2009-03 |
Til stede: Hans-Petter Fjeld (møteleder), Ulf Larsen og Kjetil Ree (referent)
Protokoll fra møte 30. november
Ingen i komiteen hadde anmerkninger til protokollen fra forrige møte.
Styrets tilbakemelding vedrørende komiteens anmerkninger til styrets arbeid
Komiteen kan ikke se å ha mottatt noen samlet, styrebehandlet tilbakemelding. Komiteen velger derfor å anse e-posten «Kommentarer til referat fra leder» fra leder Nina Aldin Thune (sendt 1. desember 2009) som tilbakemelding.
- Valg- og kontrollkomiteen ønsker fortsatt å se et regnskap fra prosjektet Wikipedia Academy. Vi ber om at dette utarbeides, da et slikt vil være svært nyttig blant annet for personer i organisasjonen som i fremtiden ønsker å organisere lignende arrangementer.
- Komiteen har i hovedsak fått tilgang til foreningens dokumenter. Vi anser det som positivt at styret har opprettet et sentralt Google Docs-arkiv der dokumenter lages. Komiteen er opptatt av at det legges til rette for kontinuitet i styrearbeidet og at det tenkes på dataintegritet, blant annet for at det skal være mulig for kommende styrer å få full oversikt over tidligere korrespondanse og aktivitet. Vi ber derfor om at styret kun bruker Wikimedia Norges Google Docs-område (<docs.wikimedia.no>), og ikke styremedlemmers personlige Google Docs-områder. Komiteen ber også styret om å opprette en postjournal der det lagres dato for henvendelser, hvem henvendelsene kommer fra, temaet for henvendelsene og hvor eventuelle dokumenter relatert til henvendelsene legger.
- I forhold til tilbakemeldingen angående habilitet minner Valg- og kontrollkomiteen om at det er vanlig kutyme i foreninger at styremedlemmer trer ut av styrer når det behandles saker der den det gjelder kan ha interessekonflikter. Vi ber om at dette prinsippet følges i Wikimedia Norge.
- Komiteen tar e-posten «Vedtekter-retningslinjer etc. leders løsningsforslag» fra Nina Aldin Thune (sendt 5. desember 2009) til etterretning, men mener at temaene som ble tatt opp er en sak for foreningens årsmøte.
- Valg- og kontrollkomiteen ser positivt på at regnskapet er lovet ferdigstilt til 20. januar 2010, og ser frem til å gjennomgå det.
Valg av nytt styre ved foreningens årsmøte 2010
Sammensetningen av neste års styre ble diskutert, og komiteen drøftet tilbakemeldingene vi hadde fått på de initielle forespørslene vi har sendt ut. En innstilling begynner å ta form, selv om flere kandidater fortsatt er usikre.
Vedtektenes §4 d) sier at Valg- og kontrollkomiteen er ansvarlig for gjennomføringen av valget, og komiteen diskuterte flere aspekter rundt forberedelser og den praktiske gjennomføringen av dette.
Eventuelt
Komiteen diskuterte tidligere aktiviteter i Wikimedia Norge. Én sak ble fremmet, og vil bli oversendt styret.