Komitemøte 2009-11-30
| Sted | Kristiania Bar & Cafe, Oslo | ||
|---|---|---|---|
| Dato | 30. november 2009, kl 18:30 | ||
| Løpenummer | 8 (forrige-neste)|- | Dette året | 2009-02 |
Til stede: Hans-Petter Fjeld (møteleder), Ulf Larsen og Kjetil Ree (referent)
Protokoll fra møte 31. august
Protokollen fra Valg- og kontrollkomiteens møte 31. august 2009 skal offentliggjøres på Wikimedia Norges nettsider. Vi skal også legge ut en kort forklaring og lenke fra Tinget/Samfunnshuset. Dette ordnes av Kjetil.
Styrets tilbakemelding vedrørende komiteens forrige anmerkninger til styrets arbeid
Wikipedia Academy: Vi synes dette virket som et positivt arrangement, på tross av et noe labert antall besøkende. Vi ber om at styret gjør regnskap for arrangementet tilgjengelig for komiteen så snart som mulig.
Styrets samarbeidsvilje overfor komiteen er dårlig, og vi sliter med å få svar på selv enkle spørsmål. Det viktigste nå er at styret får et regnskap på plass, og at komiteen får tilgang til alle relevante dokumenter. Hvis vi ikke får tilgang til alle dokumenter og regnskap innen neste møte i valg- og kontrollkomiteen torsdag 17. desember vil vi vurdere å legge ned kontrollkomité-delen av vervene våre. Vi vil i så tilfelle kun fortsette som valgkomité.
Valg av nytt styre
Vi vil ta kontakt med alle i det nåværende styret og spørre styremedlemmene individuelt om de ønsker gjenvalg. Vi følger anbefalingene i Einar Gerhardsens bok Tillitsmannen når vi gjør dette. Kjetil tar seg av det praktiske.
Vi hadde også en idé-myldring med mulige kandidater til neste års styre. Det kom opp flere kandidater vi gjerne vil spørre.
Vi har på tross av flere purringer fortsatt ikke mottatt oppdaterte medlemslister fra styret, noe som vanskeliggjør arbeidet med å finne kandidater til neste års styre.
Eventuelt
Kommunikasjon
Komiteen mener at kommunikasjonen mellom styret og komité må klargjøres og kunne dokumenteres for ettertiden. Vi begynner derfor med følgende retningslinjer for vår kommunikasjon: Alle e-poster og annen kommunikasjon fra valg- og kontrollkomiteen vil undertegnes med «<navn>, på vegne av valg- og kontrollkomiteen». All kommunikasjon som ikke har dette påført skal kun anses som representativt for avsenders syn som enkeltperson.
Vi oppfordrer styret til å bruke tilsvarende prinsipper for kommunikasjon til komiteen, slik at det kommer klart frem om noen uttaler seg på vegne av styret eller som enkeltperson.
Nestleder
Hans-Petter reiste spørsmål om komiteen burde ha en nestleder. Vi ble enig om at sekretær (Kjetil) skal anses som nestleder.
Habilitet
Komiteen har blitt kjent med at John Erling Blad ved siden av sitt nestlederverv i Wikimedia Norge også har konsulentoppdrag for Freecode, som foreningen vurderer et samarbeid med. Komiteen ønsker en tilbakemelding fra styret om hvordan habilitet er vurdert og ivaretatt i forhold til dette.