- Huskeliste
Samarbeidspartnere er kanskje det viktigste å få på plass tidlig i prosessen. Gode samarbeidspartnere kan bringe svært mye inn i et prosjekt. Husk på at disse må ha sammenfallende målsetting med en selv, men at det også kan være at en får med samarbeidspartnere som har egne agendaer. I disse tilfellene bør slikt avklares så tidlig som mulig. Andre agendaer er ikke nødvendigvis feil, men det må være klart slik at alle er inneforstått med hva det impliserer.
- Promo
- Informasjonsside
- Lag en første informasjonsside som kan brukes ovenfor de som er interesserte. Denne skal ikke være en prosjektside, men kan lenke til en prosjektside.
- Annonsering
- Ikke start annonsering før det finnes en informasjonsside som er dekkende og tilstrekkelig. Dette gjelder både inne på Wikimedias prosjekter og eksternt.
- Bakgrunnsinformasjon
- Det er en god del bakgrunnsinformasjon som blir etterspurt, alt fra kommunikasjoner til hoteller og valuta. Lag en egen side som beskriver alt dette.
- Økonomi
- Etabler et budsjett
- Budsjettet bør være sannsynlig men ikke nødvendigvis eksakt. Sjekk med andre hva tilsvarende arrangementer har kostet. Husk på at det blir vesentlig andre tall om arrangementet blir hostet av noen.
- Etabler et prosjektregnskap
- Etter hvert som utgifter blir ført så skal de inn i et eget prosjektregnskap. Husk også på at det finnes utgifter hos samarbeidspartnere som må synliggjøres, totalene for alle de involverte kan bli ganske annerledes enn for en enkelt part.
- Selvbetjening av innbetaling
- For små arrangement kan det være tilstrekkelig å liste deltagerne i et regneark, men dette blir raskt for uoversiktlig. Hvis mulig bør det settes opp løsninger slik at deltagere kan melde seg på og betale selv.
- Kontakter
- Liste over kontaktpersoner
- Det bør lages en liste over sentrale kontaktpersoner, ikke minst hvordan pressen kommer i kontakt med arrangører og hvordan eksternt innleide kan finne frem til riktig person.
- Liste over sponsorer
- Opprett et dokument over alle sponsorer, typisk et Google Doc, som alle har tilgang til som arbeider med sponsorer. I dokumentet må det fremgå hvem som er deres kontaktpersoner, hva adressen er til disse, hvem som er våre kontaktpersoner, og hva som er adressen til disse.
- Liste over deltagere
- Det må lages en egen liste over deltagere. Denne må inneholde info om hvordan personene kontaktes og om de har betalt. Husk at ikke alle ønsker å bli identifisert offentlig, husk også på at ikke alle ønsker at betalingsordninger skal bli kjent.
- Liste over foredragsholdere
- Sett opp en liste over foredragsholdere, med angivelse av når de skal på og ikke minst når de ikke har anledning til å gå på. Det må også lages en oversikt over hva de forskjellige skal ha i honorar. Dette er info som ikke skal publiseres. Husk også på å klarere videorettigheter og lignende. Og ikke minst husk på at bilder og figurer kan være lov å publisere i kritisk vitenskapelige arbeider, men ikke i andre sammenhenger.
- Kalender for de involverte
- Det bør lages en felles kalender som viser for alle de involverte hva som skjer og hva som er planlagt. Uten en slik oversikt vil det veldig lett bli kolliderende aktiviteter, eller personer blir dobbeltbooka.
- Adressebok
- For intern bruk kan det være lurt å ha en egen adressebok. Denne bør ikke publiseres for andre hvis ikke hver enkelt blir spurt og sier ja.
- Teknisk
- Kommunikasjon
- Hvis arrangementet blir stort må det finnes radioer som gjør det mulig å holde kontakt innad. Spesielt er dette viktig for å unngå mye springing på scena.
- Lyd
- Det må sjekkes hva som finnes av lydutstyr, og om dette er tilstrekkelig for de foredrag og debatter som skal holdes. Det bør antakelig konsulteres med noen som har erfaring med å kjøre lyd i slike sammenhenger.
- Lys
- Skal det gjøres videoopptak så må det sikres at det er tilstrekkelig lys på stedet. Lys for scenebruk er som oftest ikke tilstrekkelig lys for en videoproduksjon.
- Video
- Hvis det streames fra et arrangement så må det være helt klart for de involverte. Selv om personer orienteres om dette så er det ikke sikkert det blir oppfattet at dette er en «her og nå» -tjeneste som ikke kan rulles tilbake.
|
