Styremøte 2013 - 15. oktober

Sted	Skype
Dato	15. oktober 2013 kl 18:00

Forrige: 3. juli 2013 (Skype)

Forrige: 11. september 2013 (Skype)

Neste: 5. november 2013 (Skype)

Dagsorden

Følgende dagsorden ble utsendt fra styrets nestleder den 14. oktober:

1) Innkalling, dagsorden og referat fra forrige møte

2) Økonomi-status og regnskap

3) Styrerutiner og arbeidsfordeling: Diskusjonssak. Det er dessverre slik at styrearbeidet kom sent i gang og har vært svært varierende i første halvår, med manglende rutiner, møteinnkallinger og referater. Vi trenger derfor å fordele et klart og entydig ansvar hos et styremedlem for å kalle inn til møter (i tide), få opp dagsorden og referat fra møtene. Antakelig er det formålstjenlig å sette opp samtlige styredatoer for resten av perioden nå. Vi trenger også å diskutere ny arbeidsfordeling i styret knyttet til at vi nå går inn i en ny fase med ansatte og mer tydelige krav til profesjonell drift.; Ref gjeldende Styreinstruks: http://no.wikimedia.org/wiki/Fil:Vedtatt_Styreinstruks_1_september_2010.pdf

4) Ansettelse: Ansettelsesutvalget redegjør for prosessen.; NAV har avvist rekruttering via deres portal fordi vi ikke er med i SSB sitt bedriftsregister (tar 2-3 uker å registrere seg), og vi må bl.a diskutere budsjett-allokering til å rekruttere på Finn eller andre betalte kanaler.; Vi må diskutere de(n) ansattes rapporteringskanal til styret, dvs hvem i styret som skal ha den daglige kontakten med de(n) ansatte om arbeidets faglige innhold og ta imot status, spørsmål eller gjøre avklaringer om strategiske og faglige valg i arbeidet.; Vi må vite når lokalene er på plass, for å kunne tilby de(n) ansatte fast tilholdssted der.; I neste styremøte må vi vedta et mer detaljert budsjett i tråd med det justerte støttebeløpet fra WMF/FDC.

5) Wikipedia Academy: Det blir Wikipedia Academy i Oslo 27.november. Diskusjon om programmet og organiseringen.; Vi trenger å vedta en økonomisk ramme, som inngår i bruken av WMF-midlene. Det er budsjettert med 50.000 kroner til WA, og vi har et tilbud fra Nasjonalmuseet om å leie sal for 12-15.000 samt bestille lunsj derfra for ca 30.000. Vi må diskutere evt egenbetaling.

6) Wiki Loves Monuments: Status og fremdrift ift premiering. Erlend / Knut redegjør.

7) Diverse

8) Neste møte(r)

Tilstede

Medlemmer	På møte	Via Skype	Forhindret
Jon Harald Søby
Jarle Vines		X
Erlend Bjørtvedt		x
Hogne Neteland
Knut Hjelleset		x
Dan Michael O Heggø
Claes Tande
Trond Trosterud
Anne C Martens
Harald Groven
NN
Kontrollkomiteen		x

Referat

1) Innkalling, dagsorden og referat fra forrige møte: Innkalling kom for sent ut til styret, dette må skjerpes. Referatet har vært tilgjengelig siden forrige møte. Referatet godkjent.

2) Økonomi-status og regnskap: Det er en jevnt grei egenkapital på 70-75.000 kroner som må dekke depositum. Vi får snart inn penger fra FDC og dette må holde til alle kostnader og ansettelse fram til juli 2014.; Elevorganisasjonen er villige til å framleie lokaler til WMNO, og antakelig fasilitere regnskapsføring e.l.

3) Styrerutiner og arbeidsfordeling

Styret sliter med rutiner og grepet om ledelses- og motivasjonsoppgavene. Det må delegeres oppgaver til styremøter som følger opp arbeidet. Vi har også et behov for å møtes fysisk, og for å ta opp arbeidsoppgaver som er lystbetonte for styremedlemmene. Vi trenger å planlegge treff og julebord veldig raskt. Også et behov nå for å ha mer utadrettede arrangementer med eksterne bidrag og motivasjon. Forslag om å sette opp alle styremøtene ut resten av året, eller resten av styreperioden.

Vedtak: Vi legger opp til styremøte første tirsdag i måneden. Erlend tar fast ansvar for innkallinger og referater ut styreperioden.

Arbeidsdeling:

Lønns- og skattekjøring/regnskap ansatte: Presumptivt lar vi Elevorganisasjonen eller Frivillighetshuset gjøre dette for WMNO. Alternativt gjør styret denne jobben dersom kostnaden eksternt er noe særlig over 20.000 kroner.
Rapporteringspunkt i styret for ansatte: Jarle og Erlend har delt ansvar overfor ansatte.
Personalansvaret og arbeidsgiverforholdet: Jarle har ansvaret over ansatte.

4) Ansettelse: Jarle, Hogne og Erlend skal holde intervjuer med kandidatene i begynnelsen av november.; Har annonsert i Universitas, og kartlagt kanaler for rekruttering i kultursektoren. Erlend foreslår å annonsere på FINN.no, det koster ca 4.500 kroner.; NAV har avvist å la oss rekruttere via nav.no, de har ikke et tilstrekkelig tilgjengelig lavterskeltilbud til frivillige organisasjoner med rimelige tidsfrister.; Vi har klart instrukser, IT-reglementer, osv. Det vi nå trenger er gode oppsett for å fremstå samordnet i intervjusituasjonen. Jarle har sendt ut forslag til intervjuguide, og Ansettelsesutvalget vil omforene denne.; Kandidater, lønnstak og taktikk med mer ift ansettelse ble diskutert.; Vedtak: Vi legger annonse ut på FINN, Facebook, Wikipedia, og tilgjengelige kanaler hos kultursektoren.; Vedtak: Jarle ringer Kjetil Ree, og hvis vi ikke får tak i ham så tar Erlend kontakt med Meta angående sentral sitenotice.

5) Wikipedia Academy: Vi har nå god dialog med Kulturrådet om å arrangere dette sammen 27.november, på Nasjonalmuseet. Kostnadsrammen er realistisk 40.000 - 50.000 pluss middagskostnader. Diskusjon om arbeidsoppgaver og arbeidsfordeling. Diskusjon om hvem som kan inviteres - SNL, politikere, kommentatorer, samfunnsdebattanter. Tema kan være diskusjoner om leksikon og kunnskapsverdi, Wikipedia i skolen og kulturen, fagmiljøers satsing på fagfelt på Wikipedia.; Forslag: Ansette en navngitt person i et kortvarig, måneds engasjement ut året, med oppgave å bidra til å arrangere WLM-avslutning, Wikipedia Academy, og Julebord.; Vedtak: Erlend henvender seg til den navngitte personen med tilbud om et måneds-engasjement ut året med disse arbeidsoppgavene.; Vedtak: Vi tar en deltakeravgift på 100 eller 200 kroner per medlem/deltaker.; Vedtak: Vi legger ut en rask enquete på Samfunnshuset, Tinget og Torget med spørsmål om program.; Vedtak: Erlend etter opp et enkelt budsjett og lager en prosjektside for WA.

6) Wiki Loves Monuments: Konkurransen er gjennomført og det har kommet inn omlag 2.500 bilder. Deltakelsen som helhet er relativt uforandret over tid, og vi er mer stabile enn de fleste andre land. Det er litt usikkert hvordan konkurransen tas imot eksternt og hvilken effekt den får i lengden. Det har blitt en del arbeid på Profoss som juryleder. Vi kom for sent i gang med markedsføringen overfor eksterne målgrupper.; Konklusjon: Neste gang må vi komme tidligere i gang med planlegging, og antakelig definere mål og suksess i en tettere dialog mellom styre og riksantikvaren. I morgen er det workshop med Riksantikvaren og da får vi et første svar på hvor mye verdi materialet gir.

7) Diverse: Erlend sender inn kvartalsrapporten juli-september til WMF innen 30.oktober.

8) Neste møte(r): Den første tirsdagen i hver måned.

Styremøtet ble avsluttet klokken 20:05.

Wikimedia Norge

c/o Sentralen

Postboks 183 Sentrum

0102 Oslo