Styremøte 2010 - 1. september

Sted	Litteraturhuset
Dato	1. september 2010, kl. 17.00-19.00
Løpenummer	?

Ansvar: Anne-Sophie Ofrim + evt bistand fra regnskapsfører.

Litteraturhuset i Oslo. Det blir wikitreff kl 1900 på Lorry som ligger like utenfor venstre billedkant.

Forrige : Styrets arbeidsmøte 2010 - 8. juli (Oslo)

Forrige : Styrets arbeidsmøte 2010 - 2. august

Neste : Styremøte 2010 - 2. november (Skype)

Neste : Styremøte 2010 - 16. desember (Oslo)

Dagsorden

1) Godkjenning av referat og innkalling

2) Økonomisk oversikt

3)Medlemsoversikt

Ansvar: Jarle Vines.

4) Konkurranse på no og nn

Wikimedia Norge som arrangør av en konkurranse. Ansvar: Jarle Vines.

5) Samisk prosjekt

Ansvar: Morten Haugen.

6) Chapter Fundraising

Ansvar: Lars Åge.

7) Fritt ord søknad

Diskusjon rundt innkommet revidert forslag. Ansvar: Lars Roede og Erlend Bjørtvedt.

8) Skoleportalen

Videre framdrift og rammer. Ansvar: Harald Groven.

9) Oslo Bokfestival

Diskusjon om rammene for Wikimedia Norges eventuelle deltakelse. Ansvar: Jarle Vines.

10) Styrerutiner og økonomirutiner

Ansvar: Erlend Bjørtvedt.

11) Diplom og oppmerksomhet til sponsorer og til de som gir gaver

Ansvar: Jarle

12) Kurs sammen med NLI

Ansvar: Jarle Vines

14) Julebord 2010

Ansvar: Anne-Sophie Ofrim.

15) Neste møte: 16. september

Tilstede

Sett inn i listen hvem som er tilstede og når.

Medlemmer	På møte	Via Skype	Forhindret
Jarle Vines	x
Lars Aage Kamfjord	x
Erlend Bjørtvedt	x
Anne-Sophie Ofrim	x
Morten Haugen		x
Jørund Leknes		x
Lars Roede	x
Trond Trosterud			x
Vara Harald Groven		x
Vara Jon Harald Søby			x
Kontrollkomiteen v/ leder			x

Referat

1) Referat og innkalling

Innkallingen ble godkjent. Sekretæren orienterte om at kontrollkomiteen ved en feil ikke har fått varsel om innkallingen, men at den har ligget på web'en tilgjengelig for alle.

Referat fra 16. juni 2010 ble godkjent.
Referat fra 8.juli 2010 ble godkjent.

2) Økonomisk oversikt

Anne-Sophie Ofrim orienterte om økonomien i august 2010:

Saldo er netto drøye 39.000 kroner.
Har betalt i august domenet for 1 år.
Avtaler med 24SevenOffice og AccountonIT er sagt opp, og regnskapsføringen overført til styret.
Regnskapsfører Erlend Bjørtvedt supplerte med orientering om den økonomiske situasjonen det siste året.

Forslag og vedtak:

1 – Samisk prosjektpenger skilles ut på en egen konto. VEDTATT

2 – Anne-Sophie Ofrim gis fullmakt til å forhandle om en annen bank med lavere gebyrer. VEDTATT

3 – Vi balansefører gaven fra Melings (t-skjorter og pins). VEDTATT.

4 – De som gir 200 kroner eller mer i gave regnes også som medlemmer. Dette kommuniseres allerede av flere av dem som en forventning. VEDTATT.

5 – Vi fører en egen balansepost for bevilgningen fra Sametinget, og trekker på denne ettersom prosjektet bruker penger. VEDTATT

6 – Jarle tar kontakt med potensielle bedriftsmedlemmer i høst. VEDTATT

Erlend Bjørtvedt gikk også igjennom status for oppfølgingen av årsmøtets vedtak om budsjett og økonomi i sommer. Han informerte om følgende utvikling siden styrets arbeidsmøte 8.juli 2010, da styret ba om at det arbeides videre med økonomi etter retningslinjene nedfelt i organisasjonens budsjett for 2010:

Det er identifisert at det forrige styret våren 2010 overførte ialt kroner 55.479,96,- til tre styremedlemmer som refusjon for utlegg. Dette fordeler seg slik:

Kroner 20.273 i refusjoner for reiser og deltakeravgifter ved møter og konferanser i Norge og Sverige, bilag mottatt for kroner 22.983.
Kroner 5.523,82 i refusjon for tekniske utgifter ved Wikipedia Academy, bilag for et tilsvarende beløp.
Kroner 9.508 i refusjoner for reiseutgifter ved Chaptermøte i Berlin april 2010, bilag levert for et tilsvarende beløp.
Kroner 5.800,29 i refusjoner for ikke nærmere definerte formål, ingen bilag.
Kroner 14.374,85 i kontantuttak foretatt 9.april 2010 for ikke nærmere definert formål, ingen bilag.

Av disse overføringene er kroner 5.523,82 hjemlet i prosjektbudsjett for Wikipedia Academy, og refusjonen av utlegget opprettholdes.

Videre er kroner 49.956,14 foretatt uten hjemmel i budsjett eller styrevedtak. Ved årsmøtet i april 2010 var kostnadene allerede påløpt, men framkom ikke av regnskapet som kun dekker foregående kalenderår. Utgiftene ble heller ikke gjenspeilet i det daværende styrets budsjettforslag til årsmøtet. Da kroner 49.956,14 ikke er hjemlet i budsjett eller styrevedtak, er de tre aktuelle styremedlemmene tilskrevet og bedt om å tilbakebetale beløpet i sin helhet.

Vedtak:

"Styret bekrefter vurderingene ovenfor, i tråd med styrets enstemmige anmodning fra 8.juli i år, og opprettholder kravet om at kr 49.956,14 skal tilbakebetales til organisasjonen."

3)Medlemsoversikt

Jarle Vines orienterte om medlemssituasjonen:

Ved årsmøtet var det 35.medlemmer, inklusive 6 som betalte i november-desember 2009.

Nye medlemmer siden årsmøtet har kommet til slik: April 1, Juni 4, Juli 8, August 17.

Dermed er vi per 31.august 2010 ialt 65 medlemmer, nesten en dobling siden årsmøtet.

Vi trenger én faktureringsdato for medlemskap, januar-februar er fornuftig.

Vi trenger mer verving, det gir organisasjonen styrke og legitimitet.

4) Konkurranse på no og nn

Jarle Vines feremmet forslag:

WMNO bør gjennomføre en konkurranse i høst, utlyst med premiering fra egne midler. I samråd med no og nn. Vi bør i framtiden ha eksterne sponsorer til konkurranse, men gjør et unntak nå for å få konkurransen igang.

Forslag:

”WMNO bevilger samlet kr 10.000 til en konkurranse på bokmåls og nynorsk w. Formålet med bevilgninger er at beløpet skal gå til skrivekonkurranser som skal heve kvaliteten på de to prosjektene.”

De to prosjektene definerer selv tema eller regler. En fra styret i WMNO bør være med i jury, det foreslås at Morten Haugen inngår.

Kommentar: Bør vi se dette i sammenheng med sak 8 og forslaget der om en skolerelatert konkurranse?

Forlag fra Morten Haugen: Jury suppleres med Trond Trosterud eller Anne-Sophie.

Vedtak:

”WMNO bevilger samlet kr 10.000 til en konkurranse på bokmåls og nynorsk wikipedia. Formålet med bevilgninger er at beløpet skal gå til skrivekonkurranser som skal heve kvaliteten på de to prosjektene. Morten og Anne-Sophie representerer WMNO i juryer.”

5) Samisk prosjekt

Morten Haugen orienterte om utviklingen i prosjektet: På våren fikk vi fire kontakter som ville skrive mot betaling. I sommer fikk vi svar fra to av dem. Betaling for tekst fungerer relativt dårlig, vi må ut mer direkte til skole- og kulturmiljøer med kurstilbud. Forhåpentlig vil kurs også rekruttere kandidater som kan betales for å skrive. Vi må sende ut invitasjoner til biblioteker og skolekontor i Troms og Finnmark, og tilby kurs i lokalsamfunnene. Vurdere å tilby tilsvarende i storbyene.

Forslag:

Vi trenger én til i styret å ha med, Harald Groven og Trond Trosterud står kanskje nærmest.

Vedtak:

"Harald Groven går med i prosjektet sammen med Morten. Følger opp henvendelse til Oslo sameforening, og sender henvendelse til samiske studentforeninger, herav SSSR, biblioteker, høyskoler og skoler. Sikte spesielt inn mot studenter."

6) Chapter Fundraising

Lars Åge Kamfjord orienterte:

Vi kan få egen fundraiser på wikipedia.no så sant det ikke kolliderer med andre meldinger, da vil vi beholde halvparten selv. Da vil vi også kunne annonsere for arrangementer osv. Neppe nødvendig å ansette noen, trolig mulig å gjøre på fritiden. Men vi er litt usikre på hvor mye jobb det er. Utfordringene kan være f.eks skattemessige. Trenger en gruppe til å jobbe med det organisatoriske og juridiske. Det er neppe noen stor teknisk jobb.

Forslag:

Forsøke oss på den lette versjonen hvor man kan velge om man skal gi til WMF (standard) eller til WMNO (aktivt).

Vedtak:

"Vi melder oss på løpet med lettversjonen overfor WMF. Sender mail til medlemmene og spør om noen vil være med i arbeidsgruppen."

7) Fritt ord søknad

Lars Roede og Erlend Bjørtvedt orienterte om innledet til debatt: Hva er det egentlig prosjektet skal be om? Det er vel å hjelpe aktører til å laste ned på Commons med riktig lisensiering. Vi må ha en del 1 – kan det være å digitalisere noe som ikke er digitalt?

Vedtak:

"Vi henvender oss til institusjonene i rekkefølge og starte en prosess med lisensiering. Trekke med Kjetil Ree i prosjektet. Kontakte tidligere ABM-utvikling i pilotfasen, den kompetansen bør trekkes inn. Identifisere de arkivene hvor det er mye upublisert digitalt materiale. Vi henvender oss også til et museum og spør dem om å stå bak søknader om finansiering. Spørre om noen i det tidligere ABM-miljøet kan bidra i en referansegruppe. Søknadsfrist 17.september overholdes."

8) Skoleportalen

Harald Groven orienterte: Harald sendte ut første prosjektplan i googledocs i sommerferien. Foreslår konkurranser om pensumrelaterte tema fra læreplanene, med premier inntil 100.000 kroner. Også konkurranse om multimedieinnhold til eksisterende w-artikler innen formatkravene på Wikipedia/Commons. Videre avholde kurs i skriving og integrere dette i skolearbeid etter mønster fra NLI-avtalen. Trond Trosterud og Jarle Vines har gitt innspill. Trenger mer innspill på økonomi og prosjektorganisering siden WMNO skal stå som prosjekteier og –søker. Deretter sende det ut til en del aktører og kolleger for kommentarer. Jarle: Vi bør kanskje prioritere tiltakene tydeligere utfra hva som er mest relevant i målgruppen.

Vedtak:

"Jørund Leknes bistår Harald Groven i arbeidet med søknadsutforming. Kommer med innspill primo/medio september."

9) Oslo Bokfestival

Jarle Vines innledet til diskusjon om rammene for Wikimedia Norges deltakelse:

Styret har booket en standplass etter å ha informert alle i styret på mail. Vi får 6 kvm på festivalen. Anne-Sophie og Ulf har hovedansvar for å bemanne den. Vi tar bilder av forfattere m.fl på festivalen, og legger det direkte inn på Wikipedia der og da. Kjartan Fløgstad kommer innom standen. Vi annonserer vår deltakelse på hjemmeside, blogg og twitter. Jarle tar kontakt med en journalist. Erlend sender også en mail til medlemmene om dette, styret sender innspill til ham om ønskelig innhold til en medlemsmail.

Vedtak:

"Styret bevilger 7.000 kr til standsleie, dette regnskapsføres som ”Leie lokale” fra budsjettet."

10) Styrerutiner og økonomirutiner

Erlend Bjørtvedt orienterte: Det er lagt inn forslag til økonomirutiner nedfelt i utkastets kapitel 8. Det er ikke gjort forslag til endringer i de andre kapitlene siden det forrige forslaget ble diskutert.

Vedtak:

"Fjerne hele avsnitt 3.5 i utkastet. Utover denne endringen vedtas rutinene enstemmig. Legges ut på nettsiden vår."

11) Diplom og oppmerksomhet til sponsorer og til de som gir gaver

Jarle Vines orienterte:

Forslag:

Diplom til sponsorer og donatorer, eventuelt også en profileringsartikkel. Medlemskort skal bli ferdige til neste år, trenger utkast. Vi har tilgang til maskin som lager plastkort i bankkortstørrelse.

Vedtak:

"Styret gjennomfører en intern konkurranse om å designe beste diplom og medlemskort. Frist 15.september. Styret gir Jarle fullmakt til å få utformet krus."

12) Kurs sammen med NLI

Jarle Vines orienterte:

Vi kan få kurslokaler på UiS i Stavanger fra januar 2011. Det er i gang en dialog med en ansatt historiker på UiS om samarbeid om kursplan. Ønsker innspill til kursplanen. Siri J holder en del kurs for dem allerede.

13) Julebord 2010

Anne-Sophie Ofrim orienterte:

Det er nå laget en egen nettside for julebordet. Informasjonen må også inn i mailen til medlemmene.

Utfordring: Hvordan skal dette betales?

Vedtak:

"Vi ber i invitasjonen alle om å ta med kontanter. Et av styremedlemmene ordner da betaling."

14) Neste styremøte: Neste styremøte blir 16. desember

Styret arrangerer dessuten egne arbeidsmøter:

7.oktober klokka 1700.
11. november klokka 1700.

15) Eventuelt

16.a) Wikipedia Academy

Vi vurderer det som mest formålstjenlig å arrangere dette i mars-april 2011, sammen med Friprogsenterets Go Open, i Oslo. En gruppe nedsettes snarest bestående av Anne-Sophie Ofrim, Erlend Bjørtvedt, og Jørund Leknes. Tar med forespørsel i medlemsutsendingen, og rekrutterer eventuelle frivillige i Wiki-samfunnet.