Styremøte 2010 – 18. mai

Sted	Litteraturhuset
Dato	18. mai 2010, kl. 16.00-19.50
Løpenummer	-	Dette året	2010-05

Forrige: Styremøte 2010 - 19. april

Neste : Styremøte 2010 - 16. juni

Styremøte

Sted: Litteraturhuset kl 16.00.

1) Godkjenning av referat og innkalling

2) Godkjenning av årsmøteprotokoll

3) Økonomi og økonomirutiner

- Inkl signering av Brønnøysund-papirer og framgangsmåte for medsignering fra de fraværende.
(Anne-Sophie)

4) Media - status og initiativ

- Kronikker
- PR
(Jarle og Erlend)

5) Sponsing, verving og medlemsfordeler

- Sponsing/medlemskap fra bedrifter, status og videre arbeid
- Diskusjon over forslaget til bedrifts-medlemskap
- Verving og medlemsfordeler for individuelle medlemmer
(Jarle og Anne-Sophie)

6) Samiskprosjektet

- Status og videre arbeid
(Morten)

7) Andre prosjekter (utdanning mm)

- status og videre arbeid
(Harald)

8) Informasjonsarbeid

- Politiske myndigheter - plan
- Stiftelser og fond - videre arbeid
- Kommuner
- Andre

9) Instruks (rutiner) for styret

- Første utkast legges fram for videre bearbeiding
(Erlend)

10) Profilering

- Hjemmesiden
- Effekter
(Jarle og Erlend)

11) Internasjonalt

- Valg av chapter-representanter til WMFs styre
- Toolserver governance, mulig medlemsskap
- Commons-problemer, ettervirkninger og veien fremover
(Lars Åge)

12) Eventuelt

Tilstede

Sett inn i listen hvem som er tilstede og når.

Medlemmer	På møte	Via Skype	Forhindret
Jarle Vines	x
Lars Aage Kamfjord	x
Erlend Bjørtvedt	x
Anne-Sophie Ofrim	x
Morten Haugen	x
[[Bruker:\|Jørund Leknes]]
Lars Roede	x
Trond Trosterud			x
Vara Harald Groven	x
Vara Jon Harald Søby		x

Referat

1) Godkjenning av referat og innkalling

Styremøtet er vedtaksdyktig.
Referat fra styremøte 18.april ble godkjent
Jarle Vines meldte en ny sak til dagsorden: Brev (mail) fra kontrollkomiteen.

2) Godkjenning av årsmøteprotokoll

Godtatt

3) Økonomi og økonomirutiner

Vedtak:

Anne-Sophie og Erlend må opprette postkasse.
Økonomirutiner: Anne-Sophie og Erlend innbaker dette i Styreinstruksen, i overensstemmelse med hva som muliggjøres av økonomisystemet..

4) Media - status og initiativ

Status :

Jarle Vines var synlig i Stavanger Aftenblad og Sandnesposten.
Jarle Vines og Helge Høifødt fikk godt oppslag i Universitas om akademikere og Wikipedia.
Jarle var fredag på NRK Rogaland i 7 minutter, oppfordret folk til å skrive.
Kronikk sendt til Stavanger Aftenblad av Jarle Vines.

Diskusjon:

Legge ut lenker til medieoppslagene på bloggen og nettsiden.
Vi bør ta kontakt med Oslobilder om mulig bruk av deres bildemateriale.
Vi må skrive kronikker framover til sommeren for å opparbeide en posisjon i media.
Det ble diskutert temaer for kommende kronikker.
Vi må jobbe med å få på plass statistikk og fakta om Wikipedias nedslag, brukertall, osv, til bruk overfor media.
Forsøke i størst mulig grad å bruke mediamuligheter når vi har kurs for eksterne organisasjoner og/eller etater.

5) Sponsing, verving og medlemsfordeler

Diskusjon:

a) Medlemsfordeler:

Medlemsfordeler må handle om å bygge stolthet. Trenger effekter som medlemskort.

Jarle Vines arbeider videre med å konkretisere planer om fysiske effekter (t-skjorter osv). John Harald Søby tar kontakt med Wikimedia Foundation og klarerer rammene for at logo kan brukes på effekter. I tillegg bør vi synliggjøre Foundations eksisterende effektbutikk på våre hjemmesider. Viktig å holde på medlemmer, det er minst like viktig som å verve nye.

b) Bedrifter:

Dagbladet er en storbruker av våre prosjekter. Vi vil undersøke hvilke muligheter vi har for samarbeid, bedriftsmedlemskap eller sponsorater fra mindre medier som ofte bruker oss som kilde.

c) Sponsorsystem:

Vi vet lite om hva Wikimedia Foundation Chapter Agreements vil være framover. Det må være en klar avgrensning ift nettsamfunnet og Wikimedia Foundation sentralt.
Det må være tydelig hva eventuelle sponsorer får eller ikke får. Det må også avklares med Foundation hva som er rammene for at f.eks sponsorer bruker Wikimedia-logoen til eksponering internt og/eller eksternt.

Vedtak:

Styret arbeider videre med tanke på å utvikle en egen wiki for organisasjonen.
Medlemslisten må oppdateres og Anne-Sophie Ofrim henter ut informasjonen fra regnskapskontoret med henblikk på å kontakte medlemmene og be dem registrere kontaktinformasjon (frivillig).
Lars Åge Kamfjord vil arbeide videre med å bygge opp et Google registreringsskjema for medlemmene våre, samt foreslå et format for et medlemsregister som vi selv disponerer.
Lars Åge Kamfjord og Anne-Sophie Ofrim tar ansvar for å foreslå hvilken informasjon medlemmene skal oppfordres til å gi i registreringen til medlemsregisteret.
Vi utlyser konkurranse om innhold / slagord på t-skjorte, på bloggen og hjemmesiden.
Vi lenker til Wikipedia sin nettbutikk på hjemmesiden vår.
Erlend Bjørtvedt sitt forslag går styret videre med, og gir fullmakt til å ferdigstille et sponsoropplegg til: Jarle Vines, Lars Åge Kamfjord og Erlend Bjørtvedt, som så sendes ut til styret, som vedtar det i virtuelt arbeidsmøte (på mail) før sommeren.

6) Samiskprosjektet

Morten Haugen innledet på bakgrunn av notat til styret: Hovedelementer:

Betalte bidrag (dybdebidrag). Krever en utlysning (annonse), og en verifisering av bidragene. Trenger administrator/er, eventuelt betale for dette.
Skoleelever (standardartikler). Krever utvikling av hjelpesider, lemmalister og maler.
Etater og organisasjoner. Krever systematisk oppfordring om at de skriver om seg selv.
Gratisentusiaster.

Sametinget forventer at vi bruker bevilgningen til å betale for brukerbidrag, etter omtrent samme modell som Allkunne.no. Styret arbeider videre med å finne organisasjoner og konkrete arenaer for samiskspråklige elever, studenter og skribenter som kan rekrutteres.

Vi kan skille mellom skjematiske standardartikler, og større dybdeartikler om viktige tema.

Målgruppene er: 1) Skoler, 2) Studentforeninger, 3) Samiske foreninger, og 4) Samiskspråklige frilansskribenter. Profesjonelle translatører er ikke en målgruppe.

Vedtak: Morten arbeider videre med saken langs to linjer:

1. Konkretisere et prosjekt for betalt artikkelproduksjon i henhold til Mortens notat til styret:

Rekruttere en samisk-kyndig sekretær som hjelper med å utlyse, rekruttere, og kvalitetssjekke brukerbidrag.
Produsere relevante veiledningstekster på samisk
Opprette en liten gruppe til å velge ut prioriterte artikler til betalt produksjon
Utlyse i samiske medier og på vår egen hjemmeside om muligheten til å skrive betalt for Wikipedia. Spre lenke til hjemmesideteksten. Morten Haugen utformer forslag til en annonse til bruk overfor samiske medier og andre steder.
Antatte hovedmålgrupper for rekruttering er samiske frilansforfattere, studenter ved Samisk høyskole, medlemmer av samiske studentforeninger og samiske lærere.
Harald Groven tar kontakt med målgrupper i Tromsø.
Morten Haugen tar kontakt med målgrupper i Trondheim og Oslo.
Lars Roede tar kontakt med målgrupper i Oslo.

2. Bygge opp et læringstilbud med artikkelnisjer og veiledninger for enkel artikkelproduksjon utført av skoleelever under veiledning av lærere, i henhold til notatet til styret.

Få kontakt med relevante skolemyndigheter. Morten og Harald arbeider med dette.
Sammen med disse identifisere noen artikkeltyper som egner seg til elevproduksjon i forhold til relevante læringsmål. De kan velges blant de antydede temaene, eller andre tema
Utvikle hjelpetekster, og gjennomføre veiledning av lærere/klasser ved hjelp av tilgjengelige frivillige.
Framstøt overfor webhotell for foreninger og lignende, prøves foreløpig ut i småskala i tilknytning til UKM – Ungdommens kulturmønstring; i tillegg til den spinoff-effekten som kan oppstå gjennom andre kontakter vi knytter. Lars Åge Kamfjord tar kontakt med relevante personer innen UKM.
Forslaget til budsjett justeres i henhold til disse prioriteringene

7) Andre prosjekter (utdanning mm)

Harald Groven innledet om skoleprosjekt:

Strategien må være å få sponset prosjekter som retter seg eksplisitt mot skoleverket.
En mulighet er å lenke inn Wikipedia-artikler i læreplanene, hvor kurs for lærere kan gå ut på å lære dem opp i å utfylle kjerneartikler som lenkes fra læreplanene. Videre har NDLA midler til å gi støtte til produksjon av pedagogisk materiale som f.eks multimedieinnhold, illustrasjoner, osv til bruk i digitale læremidler.

Vedtak:

Harald Groven arbeider med å konkretisere dette til et prosjekt og foreslå hvor og hvordan det kan søkes offentlige midler til å finansiere prosjektet. I første rekke vil Harald systematisere læreplanene og utvikle et prosjekt for å bruke lenking av hovedteamene i læreplanene til å systematisk bruke Wikipedia som gratis læremiddel i undervisningen.

Jarle Vines innledet om kursprosjekt:

Det er i dag, 18.mai 2010 inngått avtale med Norsk lokalhistorisk institutt (NLI) om kurssamarbeid, avtalen ble forelagt for styret. NLI har allrede en del kursmateriell, og vi vil delta i felleskurs med vår kompetanse overfor Lokalhistoriewiki. Det vil tilfalle noe økonomiske midler til WMNO for hvert kurs som avholdes.

Vedtak:

Lars Åge Kamfjord, Jarle Vines og Hans Petter danner en gruppe som får i mandat å konkretisere avtalen operativt sammen med NLI. Den endelige avtalen skal publiseres på hjemmesiden, og nyheten kommuniseres på bloggen.

Lars Roede innledet om mulig bildeprosjekt med Oslo bymuseum:

Vedtak:

Lars Roede og Anne-Sophie Ofrim tar kontakt med fotoarkivansvarlig ved Oslo bymuseum, som også er medansvarlig for Oslobilder.no, for å få møte og en dialog om mulig frigiving av bildemateriale fra disse Oslo-relaterte arkivene.

8) Informasjonsarbeid

Lars Roede har snakket med Fritt Ord og vil avtale et møte med dem.

Vedtak:

Lars Roede og Erlend Bjørtvedt tar møte med Fritt Ord. Bør presentere et prosjekt for dem, gjerne bak kulturvern. Undersøker også andre mulige stiftelser og fond.
Styret vil arbeide videre med å prosjektere opp prosjekter som kan være relevante for offentlig støtte fra Staten. Disse prosjektene vil tas videre overfor både utdannings-etaten/e og departementene direkte.

9) Instruks (rutiner) for styret

Diskusjon:

Instruksen er ment som et kvalitetsdokument som styret følger, og som eksterne kan få innsyn i sitt arbeid med å validere WMNO’s rutiner og kvalitetssikring. Med dette for øyet bør rutinene være omfattende, men man må være oppmerksom på at detaljering kan slå tilbake på oss. Økonomirutiner bør inkluderes i styreinstruksen.

Vedtak:

Erlend innhenter kommentarer fra styret innen en uke, går kritisk gjennom forslaget til styreinstruks, inkluderer et sett økonomirutiner i denne, og går gjennom all detaljering med henblikk på å vurdere om det er elementer som kan skape ansvarsrisiko. Deretter sendes utkastet på sirkulasjon i styret, og vedtas av styret per mailveksling før sommeren. Vedtatte rutiner / instruks publiseres på hjememsiden.

10) Profilering

Diskusjon:

Bloggen er et godt løft for oss, den fungerer fint med jevnlige oppdateringer.
Hjemmesiden må gjøres strammere og mer logisk.

Vedtak:

Jon Harald Søby forespørres om å stramme opp hjemmesiden vår utseendemessig.

11) Internasjonalt

Det er to reserverte styreplasser på valg i WMF. Fristen er utsatt for nominering, slik at kandidatene ikke er klare ennå. WMNO vil ha en stemme i valget og det vil da måtte avgjøres når kandidatene bli klare, hvem vi skal stemme på.
Toolserver.org er i dag eid av WMTyskland, men det er klart at eierskapet skal over til en stiftelse som skal eies av deltakende WM-chapters. Inngangsbilletten til å bli med i utvalget som videreutvikler Toolserver er ca 3-4.000 kroenr, mens innskuddet på eiersiden trolig blir ca 35.000 kroner. Det forutsettes at chapters som ikke gjør innskudd, likevel vil kunne benytte Toolserver fullt ut.

Vedtak:

Lars Åge Kamfjord deltar fra WMNO sin side i arbeidet med å videreutvikle Toolserver, og Styret godkjenner at det brukes et antydet beløp på 3-4.000 kroner i kostnad for å bli med i dette arbeidet. Styret ser ikke for seg WMNO som innskyter på eiersiden i den nye stiftelsen.

12) Eventuelt

Anne-Sophie Ofrim innledet om ønskeligheten av at WMNO oppretter sin egen Flickr-konto, hvor vi informerer Flickr-brukere om å re-lisensiere bilder til opplasting i Commons.

Vedtak:

Anne-Sophie Ofrim får i oppgave å skape en egen WMNO-konto på Flickr, med en brukermanual som forklarer eksterne hvordan de kan re-lisensiere sitt bildemateriale.

Jarle Vines orienterte om brev (mail) fra Kontrollkomiteen, og Styret diskuterte konkrete svar på de spørsmål komiteen har rettet overfor Styret.

Jarle Vines tok opp spørsmålet om å etablere et mer permanent og overførbart fysisk arkiv for styrets dokumenter.

Vedtak:

Det opprettes en lukket wiki for styret hvor alle dokumenter lagres. Styret og Kontrollkomiteen gis adgang til denne wiki’en.

Neste møte

Dato fastsettes på mail mellom styremedlemmene og publiseres på hjemmesiden.

Wikimedia Foundation