Dette er en huskeliste for faste oppgaver i forbindelse med årsmøter i Wikimedia Norge.

Før årsmøtet

  • Bestemme dato for årsmøtet. Årsmøtet må holdes innen utgangen av april (per § 4a). Styret
  • Bestemme sted og finne lokaler. Styret/Ansatte
  • Opprette årsmøteside. Ansatte
  • Kunngjøre årsmøtet minst to måneder før årsmøtedatoen (per § 4b). Styret/Ansatte
  • Publisere valgkomiteens innstillinger (styre + kontrollkomite) senest to uker før årsmøtet (per § 6b). Valgkomiteen
  • Publisere innkomne saker senest to uker før årsmøtet (per § 4e). Styret
  • Finne kandidat til møteleder. Styret
  • Finne kandidat til referent. Styret
  • Medlemsinformasjon:
    • Informere medlemmene om frist for betaling av medlemsavgift og hvordan denne betales. Ansatte
    • Informere medlemmene om tid og sted for møtet. Ansatte
    • Informere medlemmene om hvordan man deltar digitalt og hvordan stemmegivning vil foregå. Ansatte
    • Informere medlemmene om mulighet for reisestipend. Ansatte
  • Sørge for at vi har nødvendig utstyr og oppsett for strømming av årsmøtet. Ansatte

Praktisk

  • Prøve å skaffe hotellavtale om det er mange som reiser. Daglig leder
    • Gi alle som reiser den praktiske informasjonen de trenger til reisen. Daglig leder
  • Bestille kaffe og mat. Daglig leder
  • Kjøpe inn blomster e.l. til avtroppende styremedlemmer/funksjonærer som er til stede. Daglig leder

På årsmøtedagen

  • Merke lokalet tydelig med plakat/skilt e.l. Ansatte
  • Kommunisere retningslinjer for inkluderende møter tydelig i innledninga av møtet. Møteleder
  • Strømming. Ansatte
  • Gjennomføring av digitale valg. Ansatte
  • Ha med merch, rollup og annet utstyr. Ansatte


Etter årsmøtet

  • Få protokollen signert av protokollunderskriverne. Referent
    • Publisere protokoll på årsmøtesida.Ansatte
  • Oppdatere i Brønnøysundregisteret. Daglig leder/Styreleder
  • Oppdatere tilganger til nettbank og forsikrings-/pensjonsportal.Daglig leder/Styreleder
  • Oppdatere vedtektene dersom det er kommet vedtektsendringer. Styret/Ansatte
  • Oppdatere lista over styremedlemmer på wikimedia.no og Wikimedia Meta. Ansatte
  • Oppdatere epostlista for styret. Styreleder
  • Oppdatere valgkomité- og kontrollkomitésidene. Ansatte
  • Oppdatere epostlistene for valgkomiteen og kontrollkomiteen. Ansatte
  • Oppdatere info og føye til dokumenter i Wikimedia Affiliates Data Portal. Ansatte