Pesonalhåndbok
Personalhåndbok
for ansatte i Wikimedia Norge.
Denne personalhåndboken gjelder for alle som har et ansettelsesforhold til Wikimedia Norge. Denne teksten ble vedtatt i Wikimedia Norge sitt Styremøte 2013 - 11. september. Personalkontakt er Jarle Vines
Prøvetid
For prosjektansatte gjelder en prøvetid på 2 måneder. For andre ansatte gjelder AML sine bestemmelser. Arbeidsgiver er ansvarlig for å organisere og tilrettelegge arbeidet med hensyn til den enkelte arbeidstakers alder, kyndighet, arbeidsevne og øvrige forutsetninger.
I prøvetiden skal arbeidstaker gis nødvendig instruksjon, veiledning og oppfølging. Uten slik oppfølging har man ikke et forsvarlig grunnlag til å vurdere arbeidstakers tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet eller pålitelighet.
Det skal gjennomføres minimum 2 samtaler mellom nærmeste leder og den ansatte i løpet av prøvetiden.
Arbeidstid.
Den enkelte ansatte avtaler arbeidstid med personalkontakten. Det kan avtales fleksibel arbeidstid.
Ferie
Ferien avvikles etter de til enhver tid gjeldende regler i ferieloven.
Utbetaling av lønn
Lønn utbetales den 14. i hver måned. Andre utbetalingsformer kan fastsettes ved avtale. Fradrag i lønn eller feriepenger kan ikke gjøres med unntak av de tilfeller som det finnes hjemmel for i henhold til arbeidsmiljøloven § 14-15. Når det er foretatt feil utlønning, kan Wikimedia Norge, etter skriftlig avtale, foreta den nødvendige justering i påfølgende lønnskjøringer.
Alminnelig ordensregler
Arbeidstakerne skal møte til de avtalte arbeidstider. Er noen forhindret fra å møte frem til fastsatt tid, må vedkommende snarest mulig underrette Wikimedia Norge om fraværet og grunnen til dette
Ansatte må opptre vennlig og korrekt overfor Wikimedia Norges medlemmer, kollegaer og samarbeidspartnere
Ansatte er ikke berettiget til å betinge seg eller motta økonomiske fordeler i noen som helst form - direkte eller indirekte - i anledning av eller i forbindelse med arbeidsforholdet.
Disiplinære forhold
Overtredelse av Wikimedia Norges generelle eller stedvise ordensregler, arbeidsreglementet eller forsømmelse av tjenesteplikter kan utløse disiplinærtiltak, som for eksempel: - muntlig/skriftlig advarsel - oppsigelse/avskjed
Før disiplinærtiltak iverksettes, skal den ansatte ha anledning til å forklare seg. Dersom den ansatte ønsker det, kan tillitsvalgte være til stede.
Avgjørelse om bruk av disiplinærtiltak treffes av Wikimedia Norges leder eller den han gir fullmakt.
Fratredelse
Ansatte som slutter skal returnere alt utlevert materiell og gjøre opp eventuelle økonomiske mellomværende.
Muntlige og skriftlige fullmakter opphører automatisk ved fratredelse.
Taushetsplikt
Alle medarbeidere i Wikimedia Norge forplikter seg til å bevare taushet om forhold man i sitt arbeid for Wikimedia Norge får kunnskap om eller kjennskap til. Taushetsplikten gjelder også etter at arbeidsforholdet er avsluttet og de taushetsbelagte opplysningene kan ikke utnyttes i egen virksomhet eller i arbeid for andre. Rent faglige kunnskaper omfattes ikke av taushetsplikten.
Alle medarbeidere skal undertegne en taushetserklæring.
Kurs / foredrag eller annet lønnet oppdrag i ordinær arbeidstid
Ansatte i Wikimedia Norge som engasjeres og mottar godtgjørelse av utenforstående for bidrag i forbindelse kurs/ foredrag som medfører bruk av ordinær arbeidstid, skal innarbeide dette. Dobbelt lønn skal ikke forekomme. Informasjon Arbeidsgiver plikter å informere arbeidstakerne om alle spørsmål som er av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold.
Informasjonen skal gis på et passende tidspunkt og må ha en slik form og et slikt innhold at de ansatte får anledning til å sette seg inn i saken.
Medarbeidersamtale
Medarbeidersamtalene gjennomføres årlig i perioden januar – 1. april, med en oppfølgingssamtale høsten samme år.
Skjema som brukes er et fortrolig dokument mellom leder og medarbeider og er i 2 eksemplarer, medarbeider beholder ett eksemplar og det andre ligger i personalmappen til den ansatte. Det er utarbeidet prosedyrer for oppbevaring og bruk av skjema.
Velferdspermisjoner
Det gis følgende velferdspermisjoner med full lønn: • Dokumentert sykdom i nærmeste familie i inntil 3 dager. • Ved feiring av egen 50 og 60-års dag 1 dag • Ved barns dåp/konfirmasjon/bryllup gis permisjon på den gjeldende dag • Ved planleggings dager i barnehager/skole inntil 2 dager pr. skoleår • Ved flytting til annen bolig gis permisjon i 1 dag, eller etter avtale inntil 3 dager.
Forsikringer
Gruppelivsforsikring
Gruppelivsforsikringen er en dødsrisikoforsikring på den ansattes liv. Den avtalte forsikringssummen utbetales til ektefelle/samboer ved den ansattes død, uansett dødsårsak. Dersom den ansatte ikke etterlater seg ektefelle/samboer, utbetales forsikringssummen til livsarvinger, eventuelt testamentsarvinger eller arvinger etter loven.
Forsikringen dekker i tillegg dødsfall til ektefelle/samboer til ansatte i Wikimedia Norge.
Hvem forsikringen omfatter Forsikringen omfatter alle ansatte under 67 år.
Reiseforsikring
Alle ansatte i Wikimedia Norge som vil bli pålagt reiser utenfor kontorstedet skal være omfattet av en helårlig reiseforsikring.
Yrkesskadeforsikring
Alle ansatte i Wikimedia Norges tjeneste er omfattet av lovbestemt yrkesskadeforsikring.
Pensjonsforsikring
Det opprettes lovpålagt pensjonsforsikring for alle ansatte i Wikimedia Norge.
Etiske retningslinjer
Grunnprinsipper
Wikimedia Norges ansatte skal etterleve de etiske retningslinjer samt andre prinsipper og prosedyrer som gjelder for foreningen. Det påhviler oss alle et ansvar for å utvikle et godt arbeidsmiljø basert på gjensidig respekt, tillit og likeverd. Generelt gjelder at man skal avstå fra forhold som ikke tåler ”dagens lys” eller kan forsvares åpent overfor Wikimedia Norges medlemmer.
Habilitet
Ansatte skal ikke arbeide med saker der det foreligger særlige forhold som kan være egnet til å svekke tilliten til vedkommendes habilitet. Den ansatte plikter å gi melding om enhver reell eller mulig interessekonflikt, og i tvilstilfelle forelegge saken for linjeledelsen. Valgte på heltid forelegger saken for AU.
Rasisme
Wikimedia Norge er en forening som er en del av en verdensomspennende organisasjon med mennesker med forskjellig religiøs og kulturell bakgrunn. Våre ansatte skal ha respekt for andre kulturer og religioner. Det er ikke akseptabelt på noe måte med handlinger som kan sees på som åpenbart rasistiske eller fremmedfiendtlige.
Bierverv
Ansatte kan ikke, uten skriftlig samtykke, ha lønnet stilling eller verv utenfor foreningen dersom slik stilling eller verv kan gripe inn i den ansattes arbeidstid eller arbeidsinnsats for foreningen. Det samme gjelder dersom slik stilling eller verv kommer i konflikt med Wikimedia Norges interesser eller med den konfidensialitet som arbeidet i foreningen krever. Ovenstående gjelder ikke politiske verv - men heller ikke arbeid i forbindelse med slike verv skal utføres i tid betalt av Wikimedia Norge når dette ikke avklart med arbeidsgiver.
Gaver og andre fordeler
Ansatte i Wikimedia Norge skal avstå fra å motta eller gi gaver og andre personlige fordeler som kan påvirke handlinger, saksforberedelse eller beslutninger. Med gaver menes ikke bare materielle gjenstander, men også spesielle fordeler som personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester, reiser og opphold som betales av bedrifter innenfor vårt organisasjonsområde. Gaver av mindre verdi som gis i samsvar med allment akseptert praksis omfattes ikke av dette. Er gaven eller fordelen av en slik karakter at det kan reises etisk tvil om mottakelsen bør dette legges frem for overordnede.
Representasjon
Representasjon for foreningens regning vil alltid være et følsomt tema. Representasjon skal alltid avtales i forkant med den foresatte i styret. Hensikten med representasjonen - hvem, hva, hvor og når - skal fremgå av bilaget. For øvrig kan en som hovedregel si at representasjonen skal være innenfor skattemyndighetens retningslinjer og innenfor vedtatte budsjettrammer.
Taushetsplikt
Ansatte i Wikimedia Norge plikter til enhver tid å beskytte konfidensiell informasjon og bevare taushet om all saksbehandling som de får kjennskap til i sitt arbeidsforhold i foreningen. Taushetsplikten gjelder også overfor arbeidskolleger som ikke har behov for den aktuelle informasjon og består også etter at arbeidsforholdet har opphørt.
Fortrolig informasjon
Gjennom sitt arbeid i Wikimedia Norge kan ansatte få tilgang til viktige innside-opplysninger om børsnoterte selskaper. Slike opplysninger må aldri brukes til å foreta transaksjoner med aksjer eller andre verdipapirer i de aktuelle selskapene før disse opplysningene er blitt offentlige.
Ekstern informasjon
All informasjon som gis i forbindelse med Wikimedia Norges virksomhet skal være korrekt og pålitelig. Kun styrets leder og den han/hun bemyndiger skal uttale seg til media på Wikimedia Norge sine vegne.
Politisk virksomhet
Disse retningslinjer er ikke til hinder for at den ansatte deltar i politisk virksomhet eller i den generelle samfunnsdebatt.
Tvilsspørsmål
Tvilsspørsmål i forbindelse med disse retningslinjer skal tas opp med den foresatte.
Overtredelse
Brudd på disse retningslinjer vil bli behandlet i henhold til arbeidsreglementet og gjeldende lovverk.
Regler og endringer av personalhåndboken.
Personalhåndboken gjelder som en del av ansettelse avtalen til den enkelte medarbeider i Wikimedia Norge. Personalhåndboken kan endres dersom de ansatte og styret i Wikimedia Norge er enige om endringer. Den til enhver tid gjeldene personalhåndbok er en del av den ansatte sin arbeidsavtale.